نوشتن برنامه روزانه به شما در جهت مدیریت بهتر زمانتان کمک خواهد کرد. به وسیله نوشتن برنامه روزانه کارهای بیشتری انجام خواهید داد، همچنین احتمال فراموش کردن کارها نیز کمتر خواهد شد. بعضی اوقات انجام دادن کارها به محض به وجود آمدن به نظر آسان‌تر می‌باشد. اما در حقیقت در صورت انجام این کار احساس دست‌پاچگی، بی‌نظمی و فراموشی به شما دست خواهد داد. نوشتن و نگه‌داری از برنامه روزانه در ابتدا به عنوان امری سخت تلقی می‌شود، اما پس از گذشت مدتی کوتاه، از انجام دادن آن اخساس رضایت خواهید داشت. نوشتن برنامه روزانه به کاهش استرس و داشتن حس کنترل بیشتر بر روی زندگی کمک شایانی می‌کند. زمان‌بندی روزانه به مدیریت شخصی کمک خواهد کرد. این کار شما را از کارهای قابل انجام و همچنین کارهای انجام شده در روز مطلع خواهد کرد.
بخش اول : برنامه‌نویسی کنید
1- به منظور نوشتن برنامه روزانه تقویم و یا دفتر برنامه‌ریزی تهیه کنید
تقویمی با میزان فضای کافی برای نوشتن تهیه کنید. برخی تقویم‌ها برنامه‌ریز روزانه،هفتگی و حتی ساعتی دارند. استفاده از دفترچه نیز به عنوان راهی جایگزین قابل قبول می‌باشد. ابزاری مطابق با خواسته‌های خود تهیه کنید. به انتخاب خود پایبند باشید. از چند تقویم مختلف برای کارها استفاده نکنید. همه‌چیز باید در یک مکان جمع شده باشد.
- تقویم‌های آنلاین متنوعی برای گوشی‌های موبایل و لپتاپ‌ها وجود دارند. این تقویم‌ها با تمامی دستگاه‌های مورد استفاده، همگام‌سازی (Sync) می‌شوند. بدین ترتیب همواره و در همه‌جا به تقویم خود دسترسی خواهید داشت. برخی از این نرم افزارها به وسیله تایمر و هشدار دهنده به شما در جهت نوشتن برنامه روزانه کمک خواهند کرد.
- از تقویم‌های دیجیتالی و یا کاغذی حاوی فضای کافی در صفحات استفاده کنید. در صورت داشتن فضای کافی برای نوشتن، علاوه بر یادداشت کردن کارهای ضروری، احساس خود حین انجام فعالیت‌های مختلف را نیز یادداشت کنید. به عنوان مثال در قسمت پایین نوشته ” رفتن به باشگاه” علاوه بر چک کردن وظیفه انجام شده قابلیت اضافه کردن احساسات خود را نیز خواهید داشت. به عنوان مثال نوشته، ” یک مایل بیشتر دویدم. احساسی عالی دارم” را در صورت داشتن فضای کافی به انتهای آیتم خود اضافه کنید.
- در صورت استفاده از تقویم‌های دیجیتال به جای تقویم‌های کاغذی، در روزهای نخست به علت نداشتن عادت احساس گیج شدن خواهید داشت. این احساس یک تا دو روز ادامه خواهد دشت. در روزهای اول هر دو تقویم را با خود نگه دارید. با این کار از اشتباهات احتمالی در نوشتن آیتم‌ها نظیر جاانداختن نوشته و یا دوباره نویسی وظایف جلوگیری خواهید کرد.
2- وظایف خود را سازمان‌دهی کنید
تقویم‌های دیجیتال به شما امکان رنگ‌آمیزی وظایف مختلف را می‌دهند. به عنوان مثال با استفاده از این تقویم‌ها می‌توان وظایف مربوط به کار را قرمز، وظایف مربوط به مدرسه را آبی، کارهای خانه را سبز و کارهای دیگر را به همین ترتیب رنگ‌آمیزی کنید. در صورت استفاده از تقویم‌های کاغذی نیز به راحتی این کار صورت‌پذیر خواهد بود. برای این کار از خودکارها، هایلایترها و یا مدادهای رنگی استفاده کنید. هنگام مطلع شدن از انواع مختلف وظایف، توانایی سازمان‌دهی کردن آنها را خواهید داشت.
- سازمان‌دهی وظایف رنگ‌آمیزی شده همچنین به تصویرسازی و اطلاع یافتن از مقدار زمان تخصیص داده شده به فعالیت‌های مختلف کمک خواهد کرد. به عنوان مثال امکان مشاهده تعداد زیادی از وظایف با رنگ‌های قرمر ( کار) و سبز (کارهای خانه) در تقویم وجود دارد. همچنین از تعداد کم موارد صورتی رنگ (ورزش) نیز مطلع خواهید شد. بدین وسیله ایده‌ای نظیر افزایش مدت زمان ورزش برای افزایش انگیزه در کار به ذهنتان خطور می‌کند.
3- وظایف خود را اولویت‌بندی کنید
دانستن وظایف مهم‌تر و دارای ارجعیت نسبت به سایر وظیفه‌ها بسیار مهم است. از مثالی برای توضیح اولویت‌بندی استفاده می‌کنیم. به عنوان مثال، شما در یک هفته دو آزمون مختلف، گزارش آزمایشگاهی و جلسه مقاله نویسی دارید.
- از خود سوالاتی برای فهمیدن اولویت کارها و میزان زمان مورد نیاز برای آن بپرسید. چه کاری باید زودتر انجام شود؟ انجام چه کاری بیشتر از همه زمان خواهد برد؟ چه کارهایی نسبت به ارزش نهاییشان از اهمیت بالاتری برخوردارند؟ به عنوان مثال کدام یک از فعالیت‌های آمادگی برای آزمون، تهیه گزارش آزمایشگاهی و جلسه مقاله‌نویسی اهمیت بیشتری در آزمون نهایی دارد؟ کدام یکی از این وظایف، چالش برانگیزتر می‌باشد؟
- در نهایت از بین عواملی نظیر مدت زمان مورد نیاز برای انجام، تاریخ اتمام کار و یا .. مهم‌ترین عامل دارای اولویت بالاتر را انتخاب کنید. شما بهتر از هرکس از خود و توانایی‌هایتان آگاهی دارید. برنامه اولویت‌بندی شده‌ای متناسب با سلایق خود تنظیم کنید.
4- وظایف اولویت‌بندی شده خود را علامت‌گذاری کنید
یکی از بهترین راه‌ها برای نوشتن برنامه روزانه علامت‌گذاری و اولویت‌بندی وظایف می‌باشد.پس از مطلع شدن از چگونگی اولویت‌بندی وظایف، آنها را در تقویم خود علامت‌گذاری کنید. با نوشتن کلماتی نظیر A کنار مهم‌ترین کارها، B کنار کارهای قابل انجام قبل از فردا و C برای کارهای آخر هفته و یا هفته‌های بعد این کار را انجام دهید.
5- برای نوشتن برنامه روزانه زمانی برای هر یک از وظایف در نظر بگیرید
مدت زمان تقریبی انجام هر یک از کارها را کنار آن یادداشت کنید. به عنوان مثال، مدت زمان 2 ساعت را به درس خواندن، 1 ساعت را به ورزش کردن و 30 دقیقه را برای نوشتن ایمیل تعیین کنید. نکته مهم در انجام این کار اختصاص دادن زمان کافی برای انجام آن فعالیت است. در صورت برنامه‌ریزی فشرده و غیر واقعی، به خود استرس خواهید داد. تعیین زمان تقریبی برای نوشتن برنامه روزانه امری ضروری است.
- اختصاص دادن زمان کافی برای حمل و نقل و فعالیت‌های این چنینی را فراموش نکنید. به عنوان مثال، آیا احتیاج به رانندگی برای رسیدن به باشگاه و یا محل درس خواندن خود دارید؟
6- زمان‌های اضافی مورد نیاز برای انجام کارها را در تقویم یادداشت کنید
بسیاری از مردم زمان مورد نیاز برای انجام کارها را دست‌کم می‌گیرند. دقت به موارد کوچک اما مهم در نوشتن برنامه روزانه بسیار حیاتی می‌باشد. تمامی زمان مورد نیاز برای انجام کار، از جمله زمان آماده‌سازی برای کار را یادداشت کنید. در صورت نیاز به انجام فعالیت‌هایی قبل از انجام فعالیت اصلی، آنها را نیز یادداشت نمایید. با این‌کار زمان‌بندی روزانه خود را با دقت و صحت بیشتری انجام خواهید داد.
- همواره زمان مورد نیاز برای انجام کارها را 5 دقیقه بیشتر در نظر بگیرید. برای شروع، 25 درصد زمان بیشتری نسبت به زمان اختصاص داده شده قبلی برای انجام فعالیت در نظر بگیرید. به عنوان مثال، به کار قابل انجام در 4 دقیقه، 5 دقیقه زمان دهید، کارهای 8 دقیقه‌ای را نیز 10 دقیقه در نظر گرفته و همینطور برای سایر کارها نیز از همین فرمول استفاده کنید. این دقایق اضافه از عقب ماندن شما از برنامه جلوگیری خواهند کرد. با این کار دیگر حس دیر انجام شدن کارها به شما دست نخواهد داد.
- از وجود فعالیت‌های اضافی کوچک مورد نیاز برای انجام وظیفه خود اطمینان حاصل نمایید. به عنوان مثال دوش گرفن بعد از باشگاه رفتن یکی از این فعالیت‌ها می‌باشد. برخی اشخاص برنامه 1 ساعته خود را در 2 ساعت به پایان می‌رسانند. تمامی فعالیت‌های مخفی و کوچک را در برنامه خود بگنجانید. این کار اقدامی حیاتی برای نوشتن برنامه روزانه می‌باشد.
7- برای نوشتن برنامه روزانه فضایی را در تقویم خود خالی بگذارید
فضایی خالی در پایین تقویم خود برای فعالیت‌های کوچک جدید و یا آیتم‌های قابل اضافه شدن در آینده در نظر بگیرید. اگر امروز و یا هر روز دیگر زمان اضافی داشتید، این کارها را برای جلو افتادن در برنامه خود انجام دهید. مواردی همچون تمیز کردن کمد خانه از جمله این فعالیت‌ها به شمار می‌رود. این فعالیت‌ها به یک زمان‌بندی مشخص متصل نیستند، اما در هر صورت قصد انجام آنها را در آینده‌ای نه چندان دور خواهید داشت.
بخش دوم : تقویم روزانه را دنبال کنید
1- به منظور نوشتن برنامه روزانه تقویم و یا برنامه‌ریز خود را چک کنید
چک کردن تقویم را به یک عادت روزانه و شبانه در خود تبدیل کنید. این کار به منظور آماده شدن برای روز آتی انجام می‌شود. همچنین هر روز به مدت چند دقیقه به برنامه‌ریزی کردن بپردازید. بعد از خوردن قهوه روزانه یا در طی رفت‌وآمد‌های روزانه زمان مناسبی برای این کار می‌باشد. با نوشتن برنامه از اقدامات مورد نیاز در روز و همچنین موارد جدید اضافه شده به لیست آگاهی پیدا خواهید کرد. این اقدام برای نوشتن برنامه روزانه حیاتی است.
- کار کردن و اعمال تغییرات بر روی برنامه روزانه تنها به مدت چند دقیقه قبل از شروع کارها، انگیزه شما را در کل طول روز بالا خواهد برد.
- از آلارم و هشداردهنده موجود در گوشی موبایل و یا کامپیوتر خود جهت یادآوری فعالیت‌ها و قرار ملاقات‌های خاص استفاده کنید. بسیاری از وقت‌های ملاقات پزشکان در زمان‌های طولانی برنامه‌ریزی می‌شوند. هشداردهنده خود را یک هفته قبل از وقت ملاقات با پزشک تنظیم کنید. با انجام این کار هفته خود را با توجه به قرار ملاقات یادداشت شده تنظیم خواهید کرد.
2- وظایف خود را طبق اولویت‌بندی انجام دهید
در حال حاضر لیستی از وظایف خود به صورت اولویت‌بندی شده در اختیار دارید. طبق این برنامه مشغول به انجام دادن وظایف خود شوید.
3- در صورت نیاز در تقویم خود تغییراتی اعمال کنید
هر چند پایبند بودن به تقویم نوشته شده تا حد ممکن توصیه می‌شود، اما گاهی وقوع رخدادهایی باعث تغییر برنامه‌های شما خواهند شد. در این لحظات نیاز به اعمال تغییراتی در برنامه خود خواهید داشت. برای انجام این‌کار، کارهای قابل جابجایی و کارهای دارای اولویت کمتر را به روزهای دیگر موکول کنید. این کار در مواقع ضروری امکان‌پذیر است. با انجام این کار به نوشتن برنامه روزانه با کیفیت‌تر کمک شایانی کرده‌اید.
- موکول کردن فعالیت‌های خود به روزهای بعد را به یک امر همیشگی تبدیل نکنید. در صورت گیر افتادن در چرخه انجام مداوم این عادت، زمان بیشتری به خود جهت اتمام فعالیت‌ها بدهید. این کار از موکول کردن کارها به روزهای بعدی هوشمندانه‌تر می‌باشد.
4- فعالیت‌های انجام داده شده را تیک بزنید
برای بسیاری از افراد، انجام این کار بسیار لذت‌بخش می‌باشد. منتقل کردن کارهای انجام نشده در طی روز به تقویم فردا را فراموش نکنید.
5- برای نوشتن برنامه روزانه به خود جایزه بدهید
انجام دادن فعالیت‌هایی مثبت برای تقویت روحیه پس از انجام فعالیت‌ها بسیار مهم می‌باشد. پس از انجام وظایف روزانه خود را به دیدن برنامه تلویزیونی مورد علاقه، خوردن غذایی لذت‌بخش و یا دوش طولانی آب گرم دعوت کنید. با انجام این کار از انجام دادن موفقیت‌آمیز فعالیت‌های روزانه خود احساس موفقیت خواهید کرد.
6- پس از نوشتن برنامه روزانی در صورت نیاز تغییراتی اعمال کنید
هر از چند گاهی به بررسی برنامه خود بپردازید. با این کار از عملکرد صحیح برنامه و کارکرد آن مطلع خواهید شد. یک راه برای انجام این کار نگاه کردن به برنامه‌ریز روزانه حین توجه کردن به روحیات و احساسات خود می‌باشد. آیا اکثر موارد موجود در لیست را علامت زده‌اید؟ آیا احساس انگیزه و حس خوبی در حال حاضر دارید؟ اگر پاسخ شما به این سوالات بله می‌باشد، برنامه روزانه مناسبی دارید.
- با این حال، در صورت مشاهده موکول کردن اکثر کارها به روزهای آینده نیاز به اعمال تغییراتی در برنامه خود خواهید داشت.
- به بخش‌های مورد نیاز به تغییر دقت کنید. با نگاه کردن به برنامه روزانه و مشاهده فعالیت‌های عقب مانده از این بخش‌ها مطلع شوید. در صورت اهمیت داشتن برنامه عقب افتاده، اولویت‌های خود را تغییر دهید. تغییر زمان اختصاص داده شده به کارها نیز یکی دیگر از روش‌های انجام این کار می‌باشد. به عنوان مثال، شخصی به ورزش اهمیت بسیار زیادی می‌دهد. ورزش کردن در برنامه وی کمتر از حد مورد نظر انجام شده است. به منظور تغییر برنامه، شخص اقدام به کاهش زمان فعالیت‌هایی نظیر مدت زمان مورد نیاز برای حاضر شدن در روز می‌نماید. او این زمان را از 2 ساعت به 1 ساعت کاهش می‌دهد. حال از این زمان ذخیره‌شده برای ورزش کردن استفاده می‌کند.
- اعمال تغییرات در تقویم روزانه امری عادی به شمار می‌رود. برای برخی از اشخاص عادت کردن به یک ساختار مناسب با شخصیت آنها مقداری زمان‌بر خواهد بود. یادگیری مهارت نوشتن برنامه روزانه در موفقیت افراد نقش به سزایی دارد.
توصیه حرفه‌ای
با برنامه‌ریزی کارهای روز فردا از قبل، چند دقیقه زمانی بیشتری ذخیره خواهید کرد. در صورت داشتن مشکل با حاضر شدن برای رفتن به محیط کار، لباس‌های خود را از شب قبل آماده کنید. در صورت گم کردن مداوم کلید خانه خود، کلیدها را به قلاب دیواری متصل کنید. از قبل برای انجام کارهای آینده خود برنامه‌ریزی کنید.
مقاله ” نوشتن برنامه روزانه : چگونه برنامه روزانه داشته باشیم ؟ “، ترجمه امیر شیرین زاده، روانشناس و رواندرمانگر بالینی می باشد. این مقاله توسط کتی برنز ، مدیر برنامه‌ریزی، نگارش شده است. اصل مقاله را به زبان انگلیسی می توانید در لینک زیر مشاهده کنید: