چگونه زندگی خود را برنامه‌ریزی کنیم ؟

برنامه‌ریزی کارآمد با داشتن هدفی مشخص در ذهن شروع می‌شود. این کار به منظور رسیدن شما از جایگاه فعلی به سمت جایگاه مورد علاقه خود در زندگی تنظیم می‌شود. با برنامه‌ریزی کارآمد تقریبا به هر چیزی در زندگی خواهید رسید.

بخش اول : برنامه خود را بسازید

۱- برای برنامه‌ریزی کارآمد از کارهای مورد علاقه خود مطلع باشید

هر چه کمتر راجع به کارهای مورد علاقه در زندگی شفاف باشید، برنامه کاری شما کمتر موثر خواهد بود. در سریع‌ترین زمان ممکن هدف نهایی خود از انجام کار را مشخص کنید. چه بسا بهترین زمان انجام این کار قبل از شروع پروژه باشد.

• مثال : شما در حال تکمیل پایان‌نامه ارشد خود هستید. پایان‌نامه شما بسیار طولانی (در حد ۴۰۰۰۰ کلمه) می‌باشد. این پایان‌نامه شامل مقدمه، بررسی ادبی (که در آن تحقیقات مرتبط به کار خود را بیان کرده و ایده‌های خود را مطرح می‌کنید)، چندین فصل شامل مثال‌هایی از نحوه کارایی ایده‌هایتان و یک جمع‌بندی و نتیجه‌گیری می‌باشد. شما برای انجام این پایان‌نامه یک سال زمان دارید.

۲- از هدف نهایی خود به سمت عقب حرکت کنید

برای برنامه‌ریزی کارآمد هدف نهایی خود را بنویسید. سپس تمامی اقدامات لازم جهت رسیدن به آن هدف را لیست کنید. با توجه به هدف شما، راه‌های مختلفی برای رسیدن به آن‌ها وجود دارد. پس از مطلع‌ شدن از هدف نهایی، این هدف را برای ساختن برنامه‌ای واقع‌گرایانه به قدم‌های عملی کوچک تقسیم کنید.

• احتمال تغییر برنامه شما در حین حرکت به سمت هدف وجود دارد، بنابراین انعطاف‌پذیر عمل کنید.
• برای کسب اطمینان از کارآمد بودن برنامه خود، هدف‌هایتان را به شیوه اسمارت (S.M.A.R.T) طبقه‌بندی کنید.
• معین (Specific) : راجع به اهداف خود مشخص و معین عمل کنید.
• قابل اندازه‌گیری (Measurable) : هدف‌های خود را به قسمت‌های قابل اندازه‌گیری تقسیم کنید.
• دست‌یافتنی (Attainable) : باید توانایی انجام مراحل مورد نیاز جهت رسیدن به هدف را داشته باشید.
• مرتبط (Relevant) : هدف شما مرتبط به مقصود و زندگی شما باشد.
• زمان‌بندی‌شده (Timely) : داشتن زمان کافی برای انجام دادن کارها جهت رسیدن به هدف خود الزامی است.

۳- در برنامه‌ریزی خود واضح و واقع‌بینانه عمل کنید

برنامه‌ریزی کارآمد و داشتن هدف مشخص تنها شروع کار است. باید درباره تمامی قسمت‌های پروژه خود واضح و واقع‌بینانه عمل کنید. به عنوان مثال، این کار را با تنظیم زمان‌بندی‌های قابل دسترسی، مسیر رسیدن به هدف صحیح و نتایج پایانی انجام دهید.

• واضح و واقع‌بینانه بودن در زمینه یک پروژه بلندمدت به معنای از بین بردن استرس و ترس انجام نشدن کار در زمان معین، می‌باشد. این ترس‌ها مختص برنامه‌ریزی‌های ضعیف و ناکارآمد می‌باشد.
• مثال: برای اتمام به موقع پایان‌نامه، به طور میانگین نیاز به نوشتن ۵۰۰۰ کلمه در ماه خواهید داشت. با این زمان‌بندی چند ماه آخر را برای کارکردن بر روی ایده‌های خود خواهید داشت. واقع‌بینانه‌بودن یعنی به خود برای نوشتن بیش از ۵۰۰۰ کلمه در ماه فشار نیاورید.
• در صورت کار کردن به عنوان استادیار در طول این ماه‌ها، احتمالا قادر به نوشتن ۵۰۰۰ کلمه در آن بازه زمانی نخواهید بود. باید این مقدار زمان را بین ماه‌های دیگر تقسیم کنید.

۴- جهت برنامه‌ریزی کارآمد نقاط عطف قابل اندازه‌گیری تعیین کنید

نقاط عطف، مهم‌ترین مراحل مسیر رسیدن به هدف نهایی را مشخص می‌کنند. به وجود آوردن چندین علامت و نقطه عطف را از انتها شروع کنید (مرحله رسیدن به هدف) و سپس به صورت وارونه به سمت روز و شرایط فعلی خود حرکت کنید.

• داشتن نقطه‌عطف به شما کمک خواهد کرد. برای حفظ انگیزه در طول مسیر، کار را به قسمت‌های عملی کوچک تقسیم کنید. در این صورت برای داشتن حس قدرت و موفقیت نیاز به صبر کردن تا اتمام پروژه ندارید.
• بین نقاط عطف فاصله کمتر و یا زیادتر از معمول نگذارید. فاصله دو هفته‌ای فاصله موثری می‌باشد.
• مثال : حین نوشتن پایان‌نامه، نقاط عطف را با توجه به انجام فصل‌های کامل قرار ندهید. انجام هر فصل احتمالا تا چند ماه طول بکشد. به جای این کار نقاط عطف را با تعداد کلمه‌ای خاص و در بازه زمان ۲ هفته‌ای تنظیم کنید. پس از انجام دادن موفقیت‌آمیز کارها به خود جایزه دهید.

۵- فعالیت‌های بزرگ را به قسمت‌های کوچک و قابل مدیریت تقسیم کنید

برای داشتن برنامه‌ریزی کارآمد باید کارها را به قسمت‌های کوچکتر تقسیم کنید.بعضی از فعالیت‌ها زمان بیشتری نسبت به بقیه کارها لازم خواهند داشت.

• در صورت داشتن احساس سردرگمی توسط فعالیت‌های بزرگ، برای کاهش استرس آن فعالیت‌ها را به قسمت‌های کوچک قابل مدیریت تقسیم کنید.
• مثال : بخش بازبینی سخت‌ترین قسمت یک پایان‌نامه می‌باشد. این کار را به سه قسمت کوچک‌تر تقسیم کنید. این قسمت‌ها تحقیقات، آنالیز و نوشتن می‌باشد. این قسمت ها به قسمت‌های کوچکتری نیز قابل تقسیم هستند. (پیدا کردن کتاب‌های مورد نیاز، تعیین بازه زمانی برای آنالیز هر کتاب و …)

۶- برای داشتن برنامه‌ریزی کارآمد لیست‌های زمان‌بندی‌شده تهیه کنید

لیست کارهای مورد نیاز برای رسیدن به اهداف خود را بنویسید. نوشتن کارها به تنهایی کافی نیست. باید برای آنها زمان مشخص برای انجام تعیین کنید.

• مثال: با تقسیم کردن بخش بازبینی پایان‌نامه خود از تمام کارهای مورد نیاز آگاه خواهید شد. حال زمان‌بندی واقع‌بینانه‌ای برای هر کدام از این کارها خواهید داشت. ( مثلا ۲ روز برای خواندن، بازبینی و آنالیز نوشته جدید)

۷- برای هرکاری محدوده زمانی تعیین کنید

بدون داشتن زمان‌بندی مشخص برخی کارها احتمالا هرگز انجام نخواهند شد.

• هر برنامه‌ای که برای رسیدن به اهداف خود دارید، باید زمان‌بندی مخصوص برای هر کدام از کارهای موجود در برنامه داشته باشید.
• به عنوان مثال یک مقاله ۲۰۰۰ کلمه‌ای را معمولا در یک ساعت می‌خوانید. حال برای خواندن مقاله‌ای ۱۰۰۰۰ کلمه‌ای به خود حداقل ۵ ساعت زمان دهید.
• در حین انجام این کار نیاز به خوردن غذا و همینطور استراحت خواهید داشت. یک ساعت اضافه را به ساعت پیشین به منظور انجام این کارها اختصاص دهید.

۸- برای داشتن برنامه‌ریزی کارآمد از ابزارهای بصری استفاده کنید

بعد از نوشتن لیست کارهای عملی و اختصاص دادن زمان مشخص برای انجام هر کدام از آنها، از ابزارهای بصری استفاده کنید. این ابزارها شامل فلوچارت، صفحات گسترده یا سایر ابزارهای کسب‌وکار مناسب می‌باشد. این کار در جهت داشتن برنامه‌ریزی کارآمد موثر خواهد بود.

• ابزارهای بصری خود را در مکانی قابل دسترس همانند دیوار اتاق کار خود یا اتاق مطالعه‌تان قرار دهید.

۹- کارهای انجام‌شده را علامت بزنید

علامت زدن کارها پس از انجام‌شدن، احساس خوشایندی به شخص خواهد داد. علاوه بر آن به شما اطلاعاتی درباره کارهای انجام شده می‌دهد. این کار از دوباره‌کاری جلوگیری خواهد کرد.

• این کار خصوصا برای شغل‌های اجتماعی و مردمی مهم‌تر است. اگر مرتبا با مردم سر و کار دارید، از فایل‌های آنلاین برای اشتراک‌گذاری با همه اشخاص استفاده کنید.

۱۰- به منظور داشتن برنامه‌ریزی کارآمد آمار تمام فعالیت‌ها را داشته باشید

حین طی کردن مسیر رسیدن به اهداف خود، از همه‌چیز نوت‌برداری کنید. داشتن قسمت‌های مختلف مخصوص به بخش‌های متقاوت در داشتن برنامه‌ریزی کارآمد موثر می‌باشد. به عنوان مثال از قسمت‌بندی‌های زیر استفاده کنید:

• ایده‌ها
• برنامه‌های روزانه
• برنامه‌های ماهانه
• نقاط عطف
• تحقیقات
• روند انجام کار
• اشخاص، افراد و منابع

۱۱- تا هنگام نرسیدن به هدف نهایی دست از تلاش برندارید

پس از تعیین هدف و به اشتراک‌گذاری آن با سایر اعضای تیم و همینطور مشخص شدن نقاط عطف، مرحلی بعدی بسیار آسان می‌باشد. اقدامات عملی روزانه جهت رسیدن به هدف خود انجام دهید.

• علاوه بر داشتن پشتکار، باید انعطاف‌پذیر نیز باشید. بعضی اوقات اتفاقات ناگهانی رخ می‌دهند. در این حالات نیاز به تغییر برنامه تعیین‌شده خود را دارید.

۱۲- تاریخ رسیدن به هدف را در صورت نیاز تغییر دهید. هرگز در رسیدن به هدف خود تسیلم نشوید

شرایط و اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی همواره رخ می‌دهند. این اتفاقات توانایی انجام دادن به موقع کارها، کامل کردن کارها و رسیدن به اهداف را به چالش می‌کشند.

• در صورت رخ‌دادن این اتفاق، ناامید نشوید. برنامه خود را دوباره تنظیم کنید. دوباره اقدام به انجام فعالیت‌هایی جهت رسیدن به هدف خود نمایید.

بخش دوم : مدیریت زمان

۱- برای داشتن برنامه‌ریزی کارآمد برنامه‌ریز مناسبی برای خود تهیه کنید

برنامه‌ریزها چه از نوع نرم‌افزاری و چه کتابی، به شما جهت برنامه‌ریزی تمامی ساعات هفته خود کمک خواهند کرد. از آسان بودن نحوه استفاده و خواندن آن‌ها اطمینان حاصل کنید. در صورت بلد نبودن نحوه استفاده از این ابزارها،احتمالا از آن‌ها استفاده نخواهید کرد.

• طبق مطالعات انجام شده، نوشتن فیزیکی کارها (با کاغذ و خودکار) احتمال انجام دادن آن‌ها را  افزایش خواهد داد. به همین علت، بهترین راه، استفاده از ابزارهای برنامه‌ریز فیزیکی برای برنامه‌ریزی زمان می‌باشد.
• داشتن یک برنامه‌ریز همینطور به شما در جهت کاهش استرس و کسب آرامش بیشتر کمک خواهد کرد. این کار در ثبات بیشتر هدف در ذهن شخص نیز تاثیرگذار است.

۲- از لیست‌های وظایف روزمره (to-do List) دوری کنید

شما لیست طویلی از کارهای مورد نیاز برای انجام دادن دارید. چه زمانی آن‌ها را انجام خواهید داد؟ لیست‌های وظایف روزمره به اندازه زمان‌بندی موثر نیستند. با برنامه‌ریزی زمان انجام کارها، زمانی را برای انجام دادن کارها به وجود خواهید آورد. این کار به شما در جهت داشتن برنامه‌ریزی کارآمد کمک خواهد کرد.

• با داشتن زمان‌بندی‌های مشخص برای انجام دادن کارها، احتمال تنبلی و اهمال‌کاری در فرد کاهش میابد.

۳- روش استفاده از بلوک‌های زمانی را یاد بگیرید

بلوک‌بندی زمان شما را نسبت به زمان در دسترس در طول روز به صورت دقیق مطلع می‌کند. از انجام کارهای با اولویت بالاتر شروع کرده و به عقب برگردید.

• این کار را به مدت یک هفته کامل انجام دهید. بلوک‌بندی کردن کارها به داشتن تصویری صحیح از نحوه گذراندن روز خود کمک خواهد کرد.
• بعضی از اشخاص حرفه‌ای به داشتن نیم‌نگاهی به نحوه وقوع اتفاقات در یک ماه کامل نیز توصیه می‌کنند.
• برخی افراد نیز شروع کارها از اول به آخر را پیشنهاد می‌کنند.

۴- برای داشتن برنامه‌ریزی کارآمد زمانی را برای استراحت‌کردن در نظر بگیرید

مطالعات نشان داده برنامه‌ریزی زمان‌های آزاد نیز به حس رضایت شخص خواهد افرود، همچنین ساعات کاری طولانی (بیش از ۵۰ ساعت در هفته) از بهره‌وری فرد خواهد کاست.

• کم‌خوابی بهره‌وری شما را از بین می‌برد. افراد بالغ باید حداقل ۷ ساعت در روز بخوابند. نوجوانان به ۸.۵ ساعت خواب نیاز دارند.
• مطالعات نشان‌داده اختصاص دادن زمان‌های خاص با تجدید قوا با فعالیت‌هایی نظیر ورزش‌کردن،چرت‌زدن، مدیتیشن و حرکات کششی به افزایش بهره‌وری و سلامتی کلی فرد کمک می‌کند.

۵- زمانی را به برنامه‌ریزی هفته آینده خود اختصاص دهید

بسیاری از متخصصان برنامه‌ریزی هفتگی را در شروع هفته پیشنهاد می‌کنند. بهترین روش استفاده از زمان هر روز برای رسیدن به اهداف خود را پیدا کنید.

• زمانی را برای کار کردن برای وظایف اجتماعی خود در نظر بگیرید. در صورت داشتن برنامه فشرده کاری، برخی از کارهایی با اولویت‌بندی کمتر را رها کنید.
• این به معنای رهاکردن فعالیت‌های اجتماعی شما نیست. داشتن دوستان خوب و داشتن رابطه صمیمی و نزدیک امری مهم تلقی می‌شود.

۶- برای داشتن برنامه‌ریزی کارآمد با ساختار برنامه‌ریزی ساده آشنا شوید

در مثال نوشتن پایان‌نامه، یک روز عادی به شکل زیر می‌باشد:

• ۷ صبح: از خواب بیدارشدن
• ۷:۱۵ صبح: ورزش کردن
• ۸:۳۰ صبح: حمام‌کردن و پوشیدن لباس
• ۹:۱۵ صبح: آماده‌کردن و صرف صبحانه
• ۱۰ صبح تا ۱۲:۱۵ ظهر: کار کردن بر روی پایان‌نامه
• ۱۲:۱۵ ظهر: صرف نهار و استراحت
• این برنامه را به همین شکل تا ساعات آخر روز تکمیل کنید

۷- هر روز با روز دیگر مشابه نیست

به عنوان یک پیشنهاد انجام برخی از کارهای خود را به ۱ تا ۲ روز در هفته اختصاص دهید.

• مثال: نوشتن و انجام تحقیقات را تنها در دوشنبه‌ها، چهارشنبه‌ها و جمعه‌ها انجام دهید. در روزهای جمعه و پنج‌شنبه نوشتن را کنار گذاشته و به یادگیری ابزار موسیقی بپردازید.

۸- برای مشکلات برنامه‌ریزی کنید

مقداری زمان بیشتر برای انجام کارها اختصاص دهید. بعضی از روزها اتقاقات ناگهانی افتاده و یا سرعت کاری شما کاهش پیدا می‌کند. برای مثال برای انجام هرکار دو برابر زمان اختصاص دهید. این‌ کار حداقل برای شروع مهم می‌باشد.

• در صورت داشتن آگاهی نسبت به زمان مورد نیاز برای انجام کارها و یا سهولت انجام آنها از این مقدار زمان بکاهید.

۹- به منظور داشتن برنامه‌ریزی کارآمد با خود نرم و انعطاف‌پذیر رفتار کنید

این کار به خصوص در شروع، شما را در جهت تنظیم‌کردن برنامه خود راهنمایی خواهد کرد. انجام این‌ کار بخشی از روند یادگیری می‌باشد. برای برخی افراد تنظیم زمان به وسیله مداد آسان‌تر می‌باشد.

• به مدت یک یا دو هفته تمام رفتارهای خود را در برنامه‌ریز ثبت کنید. این کار به شما حس آگاهی نسبت به زمان مورد نیاز برای انجام کارها خواهد داد.

۱۰- اتصالات اینترنتی خود را قطع کنید

زمان‌هایی را در روز به چک‌کردن ایمیل‌ها و یا شبکه‌های اجتماعی اختصاص دهید. امکان از دست دادن چندین ساعت تنها به علت چک‌کردن سایت‌های مختلف وجود دارد. به همین علت در این زمینه خود را محدود کنید.

• در صورت امکان گوشی موبایل خود را خاموش کنید. حداقل زمان‌هایی که نیاز به تمرکز زیاد بر روی کار داشته این کار را انجام دهید.

۱۱- به منظور برنامه‌ریزی کارآمد کارهای کمتری در طول روز انجام دهید

این مورد به قطع اتصال اینترنتی مرتبط است. مهم‌ترین کارهای روزانه خود را بیابید. تمرکز خود را بر روی کارهایی جهت رسیدن به اهداف خود بگذارید. اولویت‌های کارهای کم‌اهمیت‌تر را بکاهید. (مانند نوشتن ایمیل)

• در صورت امکان در ۱ الی ۲ ساعت اولیه روز ایمیل خود را چک نکنید. با این‌کار برروی مهم‌ترین وظایف خود در ابتدای روز تمرکز خواهید کرد.
• در صورت وجود کارهای کوچک زیاد در برنامه خود آن‌ها را به عنوان یک بلوک زمانی در برنامه خود بگنجانید. در صورت انجام دادن مجزای هر کدام از این کارها از نظمتان در انجام کارهای مهم‌تر خواهد کاست.

بخش چهارم : هدف‌های خود را تشخیص دهید

۱- درباره موارد مورد علاقه خود بنویسید

این کار را در دفترچه و یا یک فایل نوشته انجام دهید. این کار در صورت عدم وجود اطمینان درباره کارهای مورد نیاز برای رسیدن به هدف موثر است.

• نوشتن در دفترچه یکی از بهترین راه‌ها برای ارتباط داشتن و کسب آگاهی از احساسات خود می‌باشد. بسیاری از افراد اعتقاد به تاثیر زیاد نوشتن در روشن‌شدن احساسات و خواسته‌های خود دارند.

توصیه حرفه‌ای:  هنگام تعیین هدف برای خود از چرایی این‌کار اطمینان حاصل کنید. درباره تاثیر هدف‌ها بر ارزش‌های خود فکر کنید. به عنوان مثال، در صورت تمایل به کسب درآمد بیشتر، احتمالا نیاز به آزادی بیشتری خواهید داشت. بدون داشتن این آگاهی، احتمال درگیرشدنتان در کاری غیرمرتبط با هدف واقعی خود وجود دارد. به عنوان مثال بعضی از شغل‌ها درآمد بالایی داشته اما هیچ زمان آزادی برای خانواده و یا تفریحات باقی نمی‌گذارد.

۲- تحقیقات خود را انجام دهید

پس از مطلع‌شدن از کار مورد علاقه، تحقیقات خود را انجام دهید. انجام دادن تحقیقات درباره اهداف خود بهترین راه‌های به دست آوردن آن‌ها را به شما نشان خواهد داد.

• افرادی قبل از شما به هدف‌هایی مشابه هدفتان رسیده‌اند. به این افراد دسترسی پیدا کنید. این افراد نکات مهمی در جهت روش‌های کارآمد به شما خواهند داد. همچنین شما را راجع به کارهای مورد اجتناب مطلع خواهد کرد.
• در صورت علاقه‌مندی به ورود در حرفه‌ای خاص، از انجمن‌های آنلاین جهت کسب آگاهی استفاده کنید.
• به عنوان مثال، برای کسب آگاهی از روند نوشتن پایان‌نامه، تجربیات سایر افراد در این زمینه را بخوانید. این کار همچنین احتمال معرفی‌شدن پایان‌نامه شما به نشریاتی بهتر و ارتقای شغلی را فراهم می‌کند.

۳- گزینه‌های مختلف را بررسی کرده و بهترین آن را با توجه به نیازهای خود انتخاب کنید

پس از اتمام تحقیقات، از تمامی بخش‌ها و همچنین نتایج ممکن آگاهی پیدا کرده‌اید. این اتفاق باعث تسهیل روند انتخاب مسیری مناسب با توجه به نیازهای شما می‌شود. این مسیر شما را در رسیدن به اهداف خود یاری می‌کند.

۴- نسبت به موارد تاثیرگذار در اهداف خود آگاه باشید

منظور از این عبارت، کسب آگاهی نسبت به موارد بازدارنده در مسیر رسیدن به اهداف می‌باشد. در مورد مثال نوشتن پایان‌نامه می‌توان به فرسودگی ذهنی، کمبود تحقیقات و یا مسئولیت‌های غیرمنتظره کاری اشاره نمود.

۵- انعطاف‌پذیر باشید

هدف‌های شما به مرور زمان دست‌خوش تغییر خواهند شد. به خود و اهدافتان فضایی برای تغییر و رشد بدهید. با این وجود، هنگام سخت شدن کارها تسلیم نشوید. بین از دست دادن علاقه و از دست دادن امید تفاوت‌هایی وجود دارد.

برنامه‌ریزی موثر در موفقیت افراد نقش به سزایی ایفا می‌کند.در صورت احساس سردرگمی به علت داشتن کارهای زیاد در طول روز، برنامه‌ریزی روشی عالی برای افزایش بهره‌وری می‌باشد. نوشتن برنامه همچنین شما را به فرد موثرتری تبدیل خواهد کرد. این‌کار را به وسیله تهیه دفترچه، برنامه‌ریز و یا نرم‌افزار انجام دهید. به روش انتخاب شده متناسب با شخصیت خود پایبند باشید. انتظارات منطقی داشته باشید. بین وظایف و زمان آزاد خود توازن برقرار کنید. برای پایبند بودن به این‌کار، برنامه‌ریزی را به یک عادت در خود تبدیل کنید. با هربار انجام موفقیت‌آمیز کارها به خود جایزه دهید.

بخش اول : برنامه خود را بنویسید

۱- برای برنامه‌ریزی موثر ،زمان مورد نیاز برای انجام فعالیت‌ها را بنویسید

مدت زمان مورد نیاز برای بیدار شدن از خواب، خوردن غذا، شستن لباس‌ها، خرید لوازم مورد نیاز، پاسخ دادن به ایمیل‌ها و .. را بنویسید. به مدت یک هفته به یادداشت کردن این زمان‌ها بپردازید. این یادداشت‌ها را در دفترچه و یا نرم‌افزار موجود در گوشی موبایل خود ثبت کنید.

• نوشتن مدت زمان انجام دادن کارها به مدت یک هفته به شما در جهت اطلاع یافتن از میزان تقریبی زمان مورد نیاز برای انجام کارها کمک خواهد کرد.
• در نهایت، راه‌هایی برای افزایش بهره‌وری خود پیدا کنید. به عنوان مثال، فرض کنید در طول روز ۱۰ ساعت را به بازی‌های ویدیویی اختصاص می‌دادید. حال باید این زمان را با مطالعه کردن جایگزین کنید.

۲- از ابزارهای مختلفی نظیر دفترچه، برنامه‌ریز و نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی استفاده کنید

برای شروع از روش‌های مختلف نظیر روش‌های دیجیتالی یا نوشتاری استفاده کنید. در صورت نیاز به صفحه خالی از دفترچه استفاده کنید، همچنین برای این کار از قالب‌های آماده دارای تاریخ و بلوک در  نرم‌افزارها نیز استفاده می‌شود.

• روشی مناسب با سلیقه شخصی خود انتخاب کنید. در صورت عدم علاقه به استفاده از کاغذ، از نرم‌افزار استفاده کنید. برخی اشخاص با نوشتن بر روی کاغذ نظم بیشتری پیدا خواهند کرد. در این صورت از کاغذ و قلم استفاده کنید.
• حین استفاده از تقویم‌ها با سلایق و علاقه‌مندی‌های خود آشنا خواهید شد. پس از پیدا کردن روش مناسب با شخصیت خود، به آن پایبند باشید. تمامی فعالیت‌های خود را در یک مکان سازمان‌دهی کنید. چه این مکان دفترچه،برنامه‌ریز و چه نرم‌افزار باشد.

۳- برای برنامه‌ریزی موثر تاریخ و روزهای هفته را در صورت نیاز بنویسید

در صورت عدم وجود تاریخ و روزهای هفته در تقویم و برنامه‌ریز خود، آنها را در صفحات تقویم به صورت دستی وارد کنید. یک صفحه کامل را برای روز خود در نظر بگیرید. این کار جهت افزایش تمرکز بر روی فعالیت‌های فعلی و افزودن نکاتی در صورت نیاز انجام می‌شود.

• در نظر گرفتن روزهای هفته در برنامه خود به مدیریت بر روی فعالیت‌های قابل انجام در روزهای خاص کمک می‌کند. به عنوان مثال، شرکت در کلاسهای موسیقی در روزهای دوشنبه و چهارشنبه از جمله این فعالیت‌ها می‌باشد.
• در صورت استفاده از دفترچه سفید، از قسمت چپ آن برای برنامه‌ریزی زمانی و از قسمت راست آن برای نوشتن نکات استفاده کنید.

۴- زمان‌های انجام فعالیت‌ها را در تقویم ثبت کنید

به منظور برنامه‌ریزی موثر ، کلاس‌ها، قرارهای روزمره عادی و یا سایر فعالیت‌ها را در تقویم خود ثبت کنید. این فعالیت‌ها را در بلوک‌های زمانی مخصوص به خود قرار دهید. به عنوان مثال، زمانی مانند ۸:۳۰ صبح را به شرکت در کلاس روان‌شناسی اختصاص دهید.

• در صورت استفاده از دفترچه خالی، از زمان‌بندی‌های نیم ساعته در قسمت چپ صفحه استفاده کنید. به ازای هر بلوک نیم ساعته، دو یا سه خط را برای نوشتن نکات خالی بگذارید.
• تقویم‌ها و برنامه‌ریزهای مخصوص به صورت پیش‌فرض دارای این بلوک‌ها می‌باشند.

بخش دوم : زمان خود را ساختاربندی کنید

۱- لیست وظایف خود را در صفحات جداگانه بنویسید

پر کردن لیستی از وظایف ثابت و مشخص کار آسانی است. تنظیم کردن باقی اوقات روز قسمت سخت ماجراست. برای شروع، کارهای مورد نیاز برای انجام را در صفحه خالی و یا بخشی جدید در گوشی موبایل خود بنویسید. کارهای خود را با نوشتن شماره اولویت‌بندی کنید. انجام این کار یکی از راه‌های نوشتن برنامه‌ریزی موثر می‌باشد.

• به عنوان مثال، کنار مهم‌ترین وظایف عدد ۱ یا حرف A را بنویسید. این فعالیت‌ها، اولین کارهای نوشته شده در تقویم شما هستند. کنار وظایف با اولویت متوسط عدد ۲ یا حرف B را قرار دهید، همجنین عدد ۳ و یا حرف C نیز برای کارهای کم اهمیت‌تر در نظر بگیرید.
• هنگام نوشتن وظایف در تقویم، سطح اولویت فعالیت را کنار آن علامت بزنید. این کار به تنهایی برای فعالیت‌های مهم نیز قابل انجام است.
• در صورت نوشتن برنامه‌ریزی هفتگی، لیستی از فعالیت‌های هفتگی خود تهیه کنید. فعالیت‌های روزانه را تنها برای برنامه‌ریزی برای یک روز بنویسید.

۲-  انجام فعالیت‌های مهم را به زمان‌های هوشیاری کامل موکول کنید

تقویم خود را با مهم‌ترین فعالیت‌ها پر کنید. زمان مورد نیاز برای انجام هر فعالیت را تخمین بزنید. اولویت‌بندی فعالیت‌های خود را در زمان‌های هشیاری و خالی از حواس‌پرتی‌ها انجام دهید. برای تعیین کردن اهمیت فعالیت‌ها از نشانه‌ها استفاده کنید. همچنین زیر فعالیت‌های مهم خط کشیده و یا آنها را پررنگ کنید.

• به عنوان مثال، در صورت داشتن بیشترین بهره‌وری در روز، مهم‌ترین پروژه‌های خود را به زمان قبل از نهار اختصاص دهید. دور ریختن کاغذهای باطله و یا پاک کردن ایمیل‌ها را به زمان دیگری موکول کنید.
• انتظارات منطقی از خود داشته باشید. برای انجام کار ۱ ساعته به خود ۳۰ دقیقه زمان ندهید.
• پس از وارد کردن مهم‌ترین وظایف، وظایف کوچک‌تر را وارد کنید. وظایف کوچک شامل : رفتن به خشکشویی یا خرید لوازم مورد نیاز می‌باشد.

۳- برای یادآوری بهتر وظایف جزئیات را به برنامه خود اضافه کنید

هنگام نوشتن وظایف، اطلاعات مهم را جهت یادآوری جزئیات وظیفه مورد نظر یادداشت کنید. به عنوان مثال، با نوشتن جمله ” رفتن به ملاقات“ یا ” انجام دادن تحقیق“ امکان فراموشی جزئیات و چگونگی انجام کار وجود خواهد داشت. این کار در جهت نوشتن برنامه‌ریزی موثر ضروری می‌باشد.

• در صورت نیاز به حضور در قرار ملاقات، زمان، مکان و شخص مورد نظر خود برای ملاقات را در برنامه بنویسید. برای افزودن اطلاعات کامل‌تر، به موارد مورد بحث و هدف ملاقات نیز اشاره کنید.
• برای نوشتن جزئیات نیاز به تومارنویسی نیست. تنها به اطلاعات مفید و اصلی مورد نیاز بپردازید.

۴- زمان شروع و پایان انجام کار را به منظور برنامه‌ریزی موثر یادداشت کنید

هنگام نوشتن برنامه روزانه در دفتر و یا نرم‌افزار، نوشتن زمان آغاز و پایان کار برای سازمان‌دهی روز خود بسیار مفید است. با این کار اطلاعات مفیدی از نحوه گذران روز و همچنین جایگاه خود در تمامی لحظات انجام کار به دست خواهید آورد.

• به عنوان مثال برنامه روزانه شما به این شکل می‌باشد : خلاصه نویسی از ساعت ۹:۳۰ صبح تا ۱۰:۳۰ صبح، شرکت در کلاس از ساعت ۱۱ تا ۱۲:۱۵ صبح، خوردن نهار در ساعت ۱۲:۳۰ و داشتن قرار ملاقات از ساعت ۱ تا ۱:۴۵ بعد از ظهر.
• نوشتن توقعات به صورت منطقی را از یاد نبرید. برای این کار به یادداشت‌های خود در زمینه میزان زمان انجام شده کارها رجوع کنید.

۵- زمانی را برای تفریح، خانواده و استراحت کردن کنار بگذارید

شما هرگز قادر به بهره‌وری ۱۰۰ درصد در تمام لحظات روز نخواهید بود. بنابراین زمانی را برای اشخاص مورد علاقه خود اختصاص دهید. همچنین زمانی برای گفت‌وگو با دیگران و همچنین خوش‌گذرانی بپردازید. در صورت فراموشی قرار دادن زمانی برای استراحت، هشداردهنده‌هایی برای یادآوری انجام این کار تنظیم کنید.

• به عنوان مثال، زمان‌هایی همچون ”سه‌شنبه ساعت ۶:۳۰ عصر – صرف شام به همراه دوستان و یا شنبه ساعت ۱۲ ظهر – رفتن به پارک“ را در برنامه خود تنظیم کنید.

توصیه حرفه‌ای : اشتباه رایج در تنظیم کردن برنامه‌های روزانه، عدم توانایی نه گفتن می‌باشد. به خود اجازه نه گفتن بدهید. اگر شخصی از شما درخواست تهیه شیرینی برای فروش در قنادی کرد، در صورت عدم علاقه به انجام این کار، از آنها برای پیشنهادشان تشکر کنید. از این اشخاص فرصتی برای پاسخ‌دهی بگیرید. بدون فکر و سریعا پاسخ مثبت خود را اعلام نکنید. با این کار زمان بیشتری برای تصمیم‌گیری خواهید داشت. آیا نیاز به انجام این کار دارید؟ شاید تنها دلیل پاسخ مثبت شما نیاز به خوش خدمتی به فرد مقابل باشد.

۶- به منظور برنامه‌ریزی موثر ، ۲۵ درصد از زمان خود را آزاد بگذارید

چیدن شانه به شانه فعالیت‌ها کنار هم، زمانی برای کارهای ناگهانی و تجدیدنظر برایتان نخواهد گذاشت. بنابراین، زمانی را برای سر و کله زدن با تاخیر و وقفه‌های ناگهانی در نظر بگیرید. ۱۵ دقیقه میان فعالیت‌های خود برای انجام این کار قرار دهید.

• در صورت نیاز به رانندگی برای رسیدن به مکان مورد نظر، ۱۰ الی ۱۵ دقیقه زمانی بیشتری برای این کار اختصاص دهید. این زمان به ترافیک احتمالی در طول مسیر اختصاص داده شده است.
• حتی در صورت رسیدن به موقع و یا انجام سر وقت کارها، از این زمان برای استراحت، ورزش یا انجام دادن کارهای بیشتر استفاده کنید.

بخش سوم : به زمان‌بندی خود پایبند باشید

۱- برنامه‌نویسی را هر روز در زمان مشخصی انجام دهید

دز صورت انجام فرآیند برنامه‌نویسی در زمان مشخص به صورت روزانه، برنامه‌نویسی به یک عادت همیشگی در شما تبدیل خواهد شد. چه در حال نوشیدن قهوه لیست خود را مرور کرده و چه در آخرین لحظات شب، سعی در تبدیل این کار به روتین روزانه خود داشته باشید.

• در صورت نیاز ابتدای هفته برنامه هفتگی خود را بچینید. سپس هر شب یا هر روز به تغییر دادن و یا اضافه کردن موارد جدید به این لیست بپردازید.

۲- برای برنامه‌ریزی موثر ، برنامه خود را در معرض دید خود قرار دهید

در صورت استفاده از دفترچه، برنامه‌ریز و یا نرم‌افزار، همواره برنامه خود را در معرض دید قرار دهید. در صورت در دسترس نبودن برنامه، احتمال پایبند بودن به اهداف مدیریت زمان خود بسیار پایین میاید.

• در صورت استفاده از نرم‌افزار، اکانت خود را با تمام دستگاه‌های الکترونیکی همگام سازی (Sync) کنید. از افزونه‌های دسکتاپ یا صفحه خانگی ، برای اتصال نوشته‌ها بر روی صفحه اصلی دستگاه‌های خود استفاده کنید.
• استفاده از تخته وایت‌برد و یا تقویم‌های دارای جزئیات کامل نیز روش مناسبی می‌باشد. بر روی این وسایل، هدف‌های روزانه و هفتگی خود را بنویسید.

۳- کارهای انجام شده را برای افزایش انگیزه علامت‌گذاری کنید

علامت زدن فعالیت‌های انجام شده، در اوج سادگی بسیار هیجان‌انگیز و رضایت بخش خواهد بود. علامت‌گذاری فعالیت‌ها حس پیشرفت در شما را زنده می‌کند. این کار به شما جهت فهم و مدیریت وظایف روزانه کمک خواهد کرد.

• در صورت انجام نشدن تمامی وظایف، وحشت نکنید. برنامه خود را دوباره تنظیم کنید. فعالیت انجام نشده را به فردا موکول کنید.

۴- به منظور برنامه‌ریزی موثر پس از انجام دادن وظایف به خود جایزه دهید

هنگام داشتن هدف از انجام کارها، تکمیل کردن وظایف آسان‌تر خواهد بود. این قضیه به طور به خصوص در مورد کارهای حوصله سر بر و خسته کننده بیشتر صدق می‌کند. به عنوان مثال، در صورت گذراندن اکثر زمان روز در وقت‌های ملاقات، فعالیت‌های سنگین و .. به خود با استراحت کردن، خوردن بستنی و .. جایزه دهید.

• علاوه بر جوایز کوچک برای انجام دادن کارها، جایزه‌های بزرگ‌تری را نیز پس از انجام یک روز موفق کاری به خود هدیه دهید. گرفتن دوش آب گرم، انجام بازی‌های ویدیویی، دیدن فیلم و .. از جمله این فعالیت‌ها می‌باشد.

۵- از نرم‌افزارهای بهره‌وری برای مسدود کردن حواس‌پرتی‌ها استفاده کنید

اگر به وب‌گردی و یا گذراندن وقت در شبکه‌های اجتماعی عادت دارید، از نرم‌افزارهایی همچون StayFocused با FocusBar استفاده کنید. این نرم‌افزارها، سایت‌های مزاحم را حین کار کردن مسدود خواهند کرد.

• گذاشتن گوشی تلفن همراه درون کیف یا جیب خود به جای میز کار توصیه می‌شود. در صورت نیاز به گوشی خود دسترسی خواهید داشت، اما قرار دادن آن در جایی دور از معرض دید، به شما در جهت از بین بردن حواس‌پرتی‌ها کمک می‌کند.

۶- برای جلوگیری از فرسودگی کاری زمانی را برای استراحت کردن در نظر بگیرید.

تنظیم کردن برنامه بدون در نظر گرفت زمانی برای استراحت، خسته کننده می‌باشد. انجام این کار منجر به تنبلی در فرد خواهد شد، همچنین با خستگی بیش از حد عملکرد مناسبی در کارها نخواهید داشت. زمانی را برای استراحت کردن در نظر بگیرید. این کار به منظور تنظیم بهتر کارها و بهبود سلامت فیزیکی و روحی روانی فرد ضروری است.

• به عنوان مثال، از آخر هفته‌ها برای انجام کارهای خانه استفاده کنید. در صورت انجام این‌کار روز بعد را بیشتر به استراحت کردن اختصاص دهید.
• در زمان عصر هر روز، ۱ تا ۲ ساعت را به آرام کردن خود اختصاص دهید. از این زمان برای خواندن کتاب، دوش گرفتن و یا گوش دادن به موسیقی ملایم استفاده کنید.

مقاله ” برنامه‌ریزی موثر : چگونه برنامه‌ریزی کنیم ؟ “، ترجمه امیر شیرین زاده، روانشناس و رواندرمانگر بالینی می باشد. این مقاله توسط کتی برنز ، مدیر برنامه‌ریزی، نگارش شده است.