برنامهریزی موثر در موفقیت افراد نقش به سزایی ایفا میکند.در صورت احساس سردرگمی به علت داشتن کارهای زیاد در طول روز، برنامهریزی روشی عالی برای افزایش بهرهوری میباشد. نوشتن برنامه همچنین شما را به فرد موثرتری تبدیل خواهد کرد. اینکار را به وسیله تهیه دفترچه، برنامهریز و یا نرمافزار انجام دهید. به روش انتخاب شده متناسب با شخصیت خود پایبند باشید. انتظارات منطقی داشته باشید. بین وظایف و زمان آزاد خود توازن برقرار کنید. برای پایبند بودن به اینکار، برنامهریزی را به یک عادت در خود تبدیل کنید. با هربار انجام موفقیتآمیز کارها به خود جایزه دهید.
| عنوان | توضیحات | روشها |
|---|---|---|
| هدفگذاری | تعیین اهداف مشخص و واقعبینانه برای تمرکز و هدایت انرژی. | استفاده از روش SMART (مشخص، قابل اندازهگیری، قابل دستیابی، مرتبط، زمانبندی شده). |
| اولویتبندی | تشخیص مهمترین وظایف و انجام آنها به ترتیب اهمیت. | لیستنویسی، ماتریس آیزنهاور (اولویتها بر اساس فوریت و اهمیت). |
| زمانبندی | تخصیص زمان دقیق برای انجام هر کار و اجتناب از تأخیرها. | استفاده از تقویم دیجیتال، تقسیم وظایف به بخشهای کوچکتر (تکنیک پومودورو). |
| انعطافپذیری | پیشبینی تغییرات احتمالی و آمادگی برای تطبیق با شرایط جدید. | برنامهریزی پشتیبان، تغییر اولویتها در صورت نیاز. |
| پیگیری و ارزیابی | بررسی پیشرفت و اصلاح برنامهها برای رسیدن به اهداف. | مرور هفتگی برنامهها، ارزیابی خود از پیشرفت. |
بخش اول : برنامه خود را بنویسید
۱- برای برنامهریزی موثر ،زمان مورد نیاز برای انجام فعالیتها را بنویسید
مدت زمان مورد نیاز برای بیدار شدن از خواب، خوردن غذا، شستن لباسها، خرید لوازم مورد نیاز، پاسخ دادن به ایمیلها و .. را بنویسید. به مدت یک هفته به یادداشت کردن این زمانها بپردازید. این یادداشتها را در دفترچه و یا نرمافزار موجود در گوشی موبایل خود ثبت کنید.
- نوشتن مدت زمان انجام دادن کارها به مدت یک هفته به شما در جهت اطلاع یافتن از میزان تقریبی زمان مورد نیاز برای انجام کارها کمک خواهد کرد.
- در نهایت، راههایی برای افزایش بهرهوری خود پیدا کنید. به عنوان مثال، فرض کنید در طول روز ۱۰ ساعت را به بازیهای ویدیویی اختصاص میدادید. حال باید این زمان را با مطالعه کردن جایگزین کنید.
۲- از ابزارهای مختلفی نظیر دفترچه، برنامهریز و نرمافزارهای برنامهریزی استفاده کنید
برای شروع از روشهای مختلف نظیر روشهای دیجیتالی یا نوشتاری استفاده کنید. در صورت نیاز به صفحه خالی از دفترچه استفاده کنید، همچنین برای این کار از قالبهای آماده دارای تاریخ و بلوک در نرمافزارها نیز استفاده میشود.
- روشی مناسب با سلیقه شخصی خود انتخاب کنید. در صورت عدم علاقه به استفاده از کاغذ، از نرمافزار استفاده کنید. برخی اشخاص با نوشتن بر روی کاغذ نظم بیشتری پیدا خواهند کرد. در این صورت از کاغذ و قلم استفاده کنید.
- حین استفاده از تقویمها با سلایق و علاقهمندیهای خود آشنا خواهید شد. پس از پیدا کردن روش مناسب با شخصیت خود، به آن پایبند باشید. تمامی فعالیتهای خود را در یک مکان سازماندهی کنید. چه این مکان دفترچه،برنامهریز و چه نرمافزار باشد.
۳- برای برنامهریزی موثر تاریخ و روزهای هفته را در صورت نیاز بنویسید
در صورت عدم وجود تاریخ و روزهای هفته در تقویم و برنامهریز خود، آنها را در صفحات تقویم به صورت دستی وارد کنید. یک صفحه کامل را برای روز خود در نظر بگیرید. این کار جهت افزایش تمرکز بر روی فعالیتهای فعلی و افزودن نکاتی در صورت نیاز انجام میشود.
- در نظر گرفتن روزهای هفته در برنامه خود به مدیریت بر روی فعالیتهای قابل انجام در روزهای خاص کمک میکند. به عنوان مثال، شرکت در کلاسهای موسیقی در روزهای دوشنبه و چهارشنبه از جمله این فعالیتها میباشد.
- در صورت استفاده از دفترچه سفید، از قسمت چپ آن برای برنامهریزی زمانی و از قسمت راست آن برای نوشتن نکات استفاده کنید.
۴- زمانهای انجام فعالیتها را در تقویم ثبت کنید
به منظور برنامهریزی موثر ، کلاسها، قرارهای روزمره عادی و یا سایر فعالیتها را در تقویم خود ثبت کنید. این فعالیتها را در بلوکهای زمانی مخصوص به خود قرار دهید. به عنوان مثال، زمانی مانند ۸:۳۰ صبح را به شرکت در کلاس روانشناسی اختصاص دهید.
- در صورت استفاده از دفترچه خالی، از زمانبندیهای نیم ساعته در قسمت چپ صفحه استفاده کنید. به ازای هر بلوک نیم ساعته، دو یا سه خط را برای نوشتن نکات خالی بگذارید.
- تقویمها و برنامهریزهای مخصوص به صورت پیشفرض دارای این بلوکها میباشند.
بخش دوم : زمان خود را ساختاربندی کنید
۱- لیست وظایف خود را در صفحات جداگانه بنویسید
پر کردن لیستی از وظایف ثابت و مشخص کار آسانی است. تنظیم کردن باقی اوقات روز قسمت سخت ماجراست. برای شروع، کارهای مورد نیاز برای انجام را در صفحه خالی و یا بخشی جدید در گوشی موبایل خود بنویسید. کارهای خود را با نوشتن شماره اولویتبندی کنید. انجام این کار یکی از راههای نوشتن برنامهریزی موثر میباشد.
- به عنوان مثال، کنار مهمترین وظایف عدد ۱ یا حرف A را بنویسید. این فعالیتها، اولین کارهای نوشته شده در تقویم شما هستند. کنار وظایف با اولویت متوسط عدد ۲ یا حرف B را قرار دهید، همجنین عدد ۳ و یا حرف C نیز برای کارهای کم اهمیتتر در نظر بگیرید.
- هنگام نوشتن وظایف در تقویم، سطح اولویت فعالیت را کنار آن علامت بزنید. این کار به تنهایی برای فعالیتهای مهم نیز قابل انجام است.
- در صورت نوشتن برنامهریزی هفتگی، لیستی از فعالیتهای هفتگی خود تهیه کنید. فعالیتهای روزانه را تنها برای برنامهریزی برای یک روز بنویسید.
۲- انجام فعالیتهای مهم را به زمانهای هوشیاری کامل موکول کنید
تقویم خود را با مهمترین فعالیتها پر کنید. زمان مورد نیاز برای انجام هر فعالیت را تخمین بزنید. اولویتبندی فعالیتهای خود را در زمانهای هشیاری و خالی از حواسپرتیها انجام دهید. برای تعیین کردن اهمیت فعالیتها از نشانهها استفاده کنید. همچنین زیر فعالیتهای مهم خط کشیده و یا آنها را پررنگ کنید.
- به عنوان مثال، در صورت داشتن بیشترین بهرهوری در روز، مهمترین پروژههای خود را به زمان قبل از نهار اختصاص دهید. دور ریختن کاغذهای باطله و یا پاک کردن ایمیلها را به زمان دیگری موکول کنید.
- انتظارات منطقی از خود داشته باشید. برای انجام کار ۱ ساعته به خود ۳۰ دقیقه زمان ندهید.
- پس از وارد کردن مهمترین وظایف، وظایف کوچکتر را وارد کنید. وظایف کوچک شامل : رفتن به خشکشویی یا خرید لوازم مورد نیاز میباشد.
۳- برای یادآوری بهتر وظایف جزئیات را به برنامه خود اضافه کنید
هنگام نوشتن وظایف، اطلاعات مهم را جهت یادآوری جزئیات وظیفه مورد نظر یادداشت کنید. به عنوان مثال، با نوشتن جمله ” رفتن به ملاقات“ یا ” انجام دادن تحقیق“ امکان فراموشی جزئیات و چگونگی انجام کار وجود خواهد داشت. این کار در جهت نوشتن برنامهریزی موثر ضروری میباشد.
- در صورت نیاز به حضور در قرار ملاقات، زمان، مکان و شخص مورد نظر خود برای ملاقات را در برنامه بنویسید. برای افزودن اطلاعات کاملتر، به موارد مورد بحث و هدف ملاقات نیز اشاره کنید.
- برای نوشتن جزئیات نیاز به تومارنویسی نیست. تنها به اطلاعات مفید و اصلی مورد نیاز بپردازید.
۴- زمان شروع و پایان انجام کار را به منظور برنامهریزی موثر یادداشت کنید
هنگام نوشتن برنامه روزانه در دفتر و یا نرمافزار، نوشتن زمان آغاز و پایان کار برای سازماندهی روز خود بسیار مفید است. با این کار اطلاعات مفیدی از نحوه گذران روز و همچنین جایگاه خود در تمامی لحظات انجام کار به دست خواهید آورد.
- به عنوان مثال برنامه روزانه شما به این شکل میباشد : خلاصه نویسی از ساعت ۹:۳۰ صبح تا ۱۰:۳۰ صبح، شرکت در کلاس از ساعت ۱۱ تا ۱۲:۱۵ صبح، خوردن نهار در ساعت ۱۲:۳۰ و داشتن قرار ملاقات از ساعت ۱ تا ۱:۴۵ بعد از ظهر.
- نوشتن توقعات به صورت منطقی را از یاد نبرید. برای این کار به یادداشتهای خود در زمینه میزان زمان انجام شده کارها رجوع کنید.
۵- زمانی را برای تفریح، خانواده و استراحت کردن کنار بگذارید
شما هرگز قادر به بهرهوری ۱۰۰ درصد در تمام لحظات روز نخواهید بود. بنابراین زمانی را برای اشخاص مورد علاقه خود اختصاص دهید. همچنین زمانی برای گفتوگو با دیگران و همچنین خوشگذرانی بپردازید. در صورت فراموشی قرار دادن زمانی برای استراحت، هشداردهندههایی برای یادآوری انجام این کار تنظیم کنید.
- به عنوان مثال، زمانهایی همچون ”سهشنبه ساعت ۶:۳۰ عصر – صرف شام به همراه دوستان و یا شنبه ساعت ۱۲ ظهر – رفتن به پارک“ را در برنامه خود تنظیم کنید.
توصیه حرفهای : اشتباه رایج در تنظیم کردن برنامههای روزانه، عدم توانایی نه گفتن میباشد. به خود اجازه نه گفتن بدهید. اگر شخصی از شما درخواست تهیه شیرینی برای فروش در قنادی کرد، در صورت عدم علاقه به انجام این کار، از آنها برای پیشنهادشان تشکر کنید. از این اشخاص فرصتی برای پاسخدهی بگیرید. بدون فکر و سریعا پاسخ مثبت خود را اعلام نکنید. با این کار زمان بیشتری برای تصمیمگیری خواهید داشت. آیا نیاز به انجام این کار دارید؟ شاید تنها دلیل پاسخ مثبت شما نیاز به خوش خدمتی به فرد مقابل باشد.
۶- به منظور برنامهریزی موثر ، ۲۵ درصد از زمان خود را آزاد بگذارید
چیدن شانه به شانه فعالیتها کنار هم، زمانی برای کارهای ناگهانی و تجدیدنظر برایتان نخواهد گذاشت. بنابراین، زمانی را برای سر و کله زدن با تاخیر و وقفههای ناگهانی در نظر بگیرید. ۱۵ دقیقه میان فعالیتهای خود برای انجام این کار قرار دهید.
- در صورت نیاز به رانندگی برای رسیدن به مکان مورد نظر، ۱۰ الی ۱۵ دقیقه زمانی بیشتری برای این کار اختصاص دهید. این زمان به ترافیک احتمالی در طول مسیر اختصاص داده شده است.
- حتی در صورت رسیدن به موقع و یا انجام سر وقت کارها، از این زمان برای استراحت، ورزش یا انجام دادن کارهای بیشتر استفاده کنید.
بخش سوم : به زمانبندی خود پایبند باشید
۱- برنامهنویسی را هر روز در زمان مشخصی انجام دهید
دز صورت انجام فرآیند برنامهنویسی در زمان مشخص به صورت روزانه، برنامهنویسی به یک عادت همیشگی در شما تبدیل خواهد شد. چه در حال نوشیدن قهوه لیست خود را مرور کرده و چه در آخرین لحظات شب، سعی در تبدیل این کار به روتین روزانه خود داشته باشید.
- در صورت نیاز ابتدای هفته برنامه هفتگی خود را بچینید. سپس هر شب یا هر روز به تغییر دادن و یا اضافه کردن موارد جدید به این لیست بپردازید.
۲- برای برنامهریزی موثر ، برنامه خود را در معرض دید خود قرار دهید
در صورت استفاده از دفترچه، برنامهریز و یا نرمافزار، همواره برنامه خود را در معرض دید قرار دهید. در صورت در دسترس نبودن برنامه، احتمال پایبند بودن به اهداف مدیریت زمان خود بسیار پایین میاید.
- در صورت استفاده از نرمافزار، اکانت خود را با تمام دستگاههای الکترونیکی همگام سازی (Sync) کنید. از افزونههای دسکتاپ یا صفحه خانگی ، برای اتصال نوشتهها بر روی صفحه اصلی دستگاههای خود استفاده کنید.
- استفاده از تخته وایتبرد و یا تقویمهای دارای جزئیات کامل نیز روش مناسبی میباشد. بر روی این وسایل، هدفهای روزانه و هفتگی خود را بنویسید.
۳- کارهای انجام شده را برای افزایش انگیزه علامتگذاری کنید
علامت زدن فعالیتهای انجام شده، در اوج سادگی بسیار هیجانانگیز و رضایت بخش خواهد بود. علامتگذاری فعالیتها حس پیشرفت در شما را زنده میکند. این کار به شما جهت فهم و مدیریت وظایف روزانه کمک خواهد کرد.
- در صورت انجام نشدن تمامی وظایف، وحشت نکنید. برنامه خود را دوباره تنظیم کنید. فعالیت انجام نشده را به فردا موکول کنید.
۴- به منظور برنامهریزی موثر پس از انجام دادن وظایف به خود جایزه دهید
هنگام داشتن هدف از انجام کارها، تکمیل کردن وظایف آسانتر خواهد بود. این قضیه به طور به خصوص در مورد کارهای حوصله سر بر و خسته کننده بیشتر صدق میکند. به عنوان مثال، در صورت گذراندن اکثر زمان روز در وقتهای ملاقات، فعالیتهای سنگین و .. به خود با استراحت کردن، خوردن بستنی و .. جایزه دهید.
- علاوه بر جوایز کوچک برای انجام دادن کارها، جایزههای بزرگتری را نیز پس از انجام یک روز موفق کاری به خود هدیه دهید. گرفتن دوش آب گرم، انجام بازیهای ویدیویی، دیدن فیلم و .. از جمله این فعالیتها میباشد.
۵- از نرمافزارهای بهرهوری برای مسدود کردن حواسپرتیها استفاده کنید
اگر به وبگردی و یا گذراندن وقت در شبکههای اجتماعی عادت دارید، از نرمافزارهایی همچون StayFocused با FocusBar استفاده کنید. این نرمافزارها، سایتهای مزاحم را حین کار کردن مسدود خواهند کرد.
- گذاشتن گوشی تلفن همراه درون کیف یا جیب خود به جای میز کار توصیه میشود. در صورت نیاز به گوشی خود دسترسی خواهید داشت، اما قرار دادن آن در جایی دور از معرض دید، به شما در جهت از بین بردن حواسپرتیها کمک میکند.
۶- برای جلوگیری از فرسودگی کاری زمانی را برای استراحت کردن در نظر بگیرید.
تنظیم کردن برنامه بدون در نظر گرفت زمانی برای استراحت، خسته کننده میباشد. انجام این کار منجر به تنبلی در فرد خواهد شد، همچنین با خستگی بیش از حد عملکرد مناسبی در کارها نخواهید داشت. زمانی را برای استراحت کردن در نظر بگیرید. این کار به منظور تنظیم بهتر کارها و بهبود سلامت فیزیکی و روحی روانی فرد ضروری است.
- به عنوان مثال، از آخر هفتهها برای انجام کارهای خانه استفاده کنید. در صورت انجام اینکار روز بعد را بیشتر به استراحت کردن اختصاص دهید.
- در زمان عصر هر روز، ۱ تا ۲ ساعت را به آرام کردن خود اختصاص دهید. از این زمان برای خواندن کتاب، دوش گرفتن و یا گوش دادن به موسیقی ملایم استفاده کنید.
مقاله ” برنامهریزی موثر : چگونه برنامهریزی کنیم ؟ “، ترجمه امیر شیرین زاده، روانشناس و رواندرمانگر بالینی می باشد. این مقاله توسط کتی برنز ، مدیر برنامهریزی، نگارش شده است.
