مدیریت زمان یا Time managment یکی از مهم ترین مهارت‌هایی است که هر فرد می‌تواند آن را در طول زندگی خود یاد بگیرد. اگر میخواهید در زندگی به موفقیت‌های عظیمی دست پیدا کنید، باید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید. زمان به قدری با ارزش است که با هیچ چیز نمی‌توانید آن را بخرید. شاید این جمله مقداری کلیشه ای باشد اما حقیقت محض است.
مدیریت زمان به چه علت اهمیت دارد؟
تا به حال برایتان پیش آمده است که بخواهید برای امتحان خاصی آماده شوید و شروع به برنامه ریزی کردن برای آن کرده باشید؟ تا به حال مهلتی برای انجام کاری خاص به شما داده شده است؟ آیا توانسته اید از پس این پروژه و یا امتحان بربیایید؟ شاید شما نیز مانند سایر اشخاص اقدام به نوشتن لیست وظایف روزانه (To-Do List) کرده باشید. احتمالا برای هر کار مدت زمانی تعیین کرده اید و توقع داشته اید که همه چیز طبق برنامه و بی نقص پیش برود. آیا واقعا اینطور بوده است؟ تا به حال چند بار اقدام به اینکار کرده و در ساعات اولیه شکست خوردید؟ آیا شما نیز دچار سندرم موکول کردن کارها به آینده هستید؟
مدیریت زمان اهمیت بسیار زیادی دارد. شخصی که زمان خود را به خوبی کنترل کرده و برای لحظه به لحظه آن برنامه دارد، نسبت به سایر اشخاص موفق تر خواهد بود. خیلی وقت‌ها تنها دلیلی که نتوانسته اید در کاری موفق باشید، تنبلی بیش از حد و موکول کردن کارها به آینده بوده است. اشخاص اهمال کار به ندرت میتوانند به هدف‌های خود در زندگی برسند.
مهم ترین عوامل اهمیت مدیریت زمان
- کمک به برنامه ریزی بهتر: شخصی که مهارت زمانبندی کارها را بهتر بشناسد، نسبت به سایر اشخاص برنامه‌های موفق تری برای زندگی خود خواهد داشت و به جایگاه‌های بسیار بالاتری دست پیدا خواهد کرد
- هدفمند شدن زندگی: اشخاصی که در زندگی برای خود برنامه دارند، زندگی هدفمندی داشته و هیچگاه دچار افسردگی و مشکلاتی از این قبیل نخواهند شد.
- رهایی از تنبلی: وقتی تکنیک‌های مدیریت وقت را به طور کامل در زندگی اجرا کنید، کمتر به عارضه تنبلی دچار خواهید شد. تمامی رفتارهای انسان بر حسب عادت‌ها شکل می‌گیرد. شخص موفق نیز عادت به موفق بودن دارد. کسی که زندگی خود را به خوبی مدیریت میکند اینکار بعد از مدتی به صورت اتوماتیک در ناخودآگاه وی ثبت شده و شخص عملا دیگر تلاشی برای انجام آن نمی‌کند.
- زندگی شادتر: شخصی که زمان خود را به خوبی مدیریت میکند، به هدف‌هایی که در زندگی تعیین کرده است میرسد و رسیدن به این هدف‌ها او را شادتر خواهد کرد. شادمانی در زندگی از طریق حل مشکلات به وجود می‌آید.
چرا اکثر تکنیک‌های مدیریت زمان جواب نمی‌دهند؟
تمامی اشخاص در زندگی خود حداقل یکبار به دنبال اجرای تکنیک‌های مدیریت زمان بوده اند. اما چند درصد آنها موفق به انجام و تبدیل کردن آن به فعالیتی روتین در زندگی خود شده اند؟ آیا تجربه این را داشتید که بارها اقدام به انجام تکنیک‌های مختلفی که در کتاب‌هایی همچون قورباغه ات را قورت بده به آنها اشاره شده کرده باشید و نتیجه خاصی نگرفته باشید؟ آیا تکنیک‌های مدیریت زمان برایان تریسی نیز دردی را از شما دوا نکرده است؟
کتاب‌ها و مراجعی که راجع به مدیریت زمان در آنها صحبت شده، به تکنیک‌های این مهارت اشاره ویژه ای داشته اند اما به بررسی مشکل ریشه ای که باعث شده از ابتدا شخص فاقد انگیزه برای دنبال کردن همین کتاب‌ها و شیوه‌های بیان شده در آنها باشد، نپرداخته اند. علت اینکه چرا این تکنیک‌ها برای بعضی‌ها بسیار کارآمد بوده و برای دیگران فاقد ارزش است بستگی به شخصیت فرد دارد. برخی از مواردی که باعث میشود شخص علاقه ای به دنبال کردن این روش‌ها نداشته و یا حتی پس از دنبال کردن آنها به نتیجه دلخواه نرسد، شامل موارد زیر است:
مهم ترین علل عدم موفقیت تکنیک های بهره وری
- نداشتن هدف در زندگی: شخصی که در زندگی هدفی ندارد، مسلما انگیزه ای نیز برای رسیدن به جایگاهی خاص در زندگی نخواهد داشت.
- نداشتن اولویت بندی: شخصی که به بررسی ارزش‌های کلیدی خود نپرداخته و یا زندگی خود را به درستی اولویت بندی نکرده است، نمی‌تواند کنترل زمان خود را به دست بگیرد. این شخص به دلیل پراکندگی افکار پس از مدتی از انجام دادن تکنیک‌های گفته شده خسته خواهد شد و زندگی او به روال عادی باز خواهد گشت.
- اهمال کاری: اهمال کاری یکی دیگر از عوامل شکست خوردن اقدام‌های اشخاص در راستای مدیریت بهینه زمان میباشد. شخصی که تنبل است از انجام دادن کارها تفره رفته و علاقه ای برای تلاش در راستای رسیدن به هدف‌هایش ندارد.
- عدم توانایی نه گفتن: بسیاری از مواقع عدم توانایی شخص در نه گفتن باعث میشود برنامه‌های زندگی او به هم بریزد. به عنوان مثال ممکن است برای پروژه کاری خاصی زمانبندی کرده باشید و درست در لحظه انجام یکی از دوستانتان شما را به یک مهمانی دعوت کند. وقتی توانایی نه گفتن نداشته باشید دعوت او را قبول کرده و از برنامه‌های خود عقب خواهید افتاد.
اشتباهات رایج در مدیریت زمان باعث ایجاد وقفه در رسیدن به اهداف زندگی می‌شوند. مدیریت زمان کلید بهرهوری و اثربخشی میباشد. در صورت تکرار اشتباهات مشابه در زمینه مدیریت زمان باید قدم‌هایی در جهت تغییر شرایط بردارید. خوشبختانه این کار به وسیله مقداری تمرکز و به همراه تلاش زیاد میسر است.
برای ماندن در مسیر اهداف اولویت‌بندی کنید
قبل از اقدام به انجام کار، لیستی از وظایف روزمره تهیه کنید
از نظر بعضی افراد اقدام به تهیه کردن لیست قبل از شروع کارها از سرعت رسیدن به اهداف خواهد کاست. در واقع داشتن لیست‌ها راه‌حلی کلیدی برای افراد دارای مشغله فراوان میباشد. از لیستی مشخص برای اطلاع یافتن از میزان اهمیت و اولویت هر یک از کارها استفاده کنید. بعضی افراد از سیستم A تا F برای اولویت‌بندی استفاده می‌کنند.(A برای اهداف با بالاترین اولویت و F برای کم‌اهمیت‌ترین فعالیتها) در نهایت سیستم متناسب با شخصیت خود را انتخاب کنید.
- در سیستم انتخابی خود مدت زمان مورد نیاز برای انجام کارها را یادداشت کنید. به عنوان مثال، راهی برای ایجاد تمایز بین فعالیت‌های یک ماهه و فعالیت‌های ساعتی باید وجود داشته باشد. اهداف طولانی مدت و بزرگ خود را به مراحل کوچک عملی تبدیل کنید. برای روزها و هفته‌های آینده خود لیست بنویسید.
ابتدا اقدام به انجام فعالیت‌های با اولویت بالاتر نمایید
با انجام دادن کارهای آسان و یا کارهای مورد علاقه خود در ابتدا از مسیر خارج نشوید. بین دو مقوله اهمیت و ضرورت تفاوت‌هایی وجود دارد. افراد دارای مهارت بالای مدیریت زمان از تفاوت بین این دو مقوله به خوبی آگاهی دارند. این افراد با توجه به این تفاوت‌ها اقدام به برنامهریزی می‌کنند. هنگام انجام دادن کارها بر اساس ضرورت انجام، کنترل زمان خود را به دست احتیاجات سایر افراد خواهید سپرد. اهمیت انجام کارها را با توجه به اهداف شخصی خودتان تعیین کنید.
- بی‌دقتی و بیخیالی دیگران به کارهای شما ضرورت نخواهد بخشید. این اشخاص نیاز به افزایش مسئولیت پذیری در زندگی خود دارند.
- ضرورت برخی اوقات به عنوان بهانه‌ای برای کنارگذاشتن کارهای مهم و صدالبته سخت به کار می‌رود.
- در صورت مشاهده خود در حال اولویت دادن به کارهای غیرمهم، از خود بپرسید: آیا این فعالیت در جهت رسیدن به اهداف به من کمک میکند؟
سخت گرفتن بر خود یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان
خود را با تلاش برای انجام دادن تمامی کارها به تنهایی خسته نکنید. بخش‌هایی از کار را به افراد قابل اعتماد محول کنید. با سپردن بیشتر کارها به سایر افراد، به همان میزان زمان بیشتری خواهید داشت.
- کارهای آسان قابل انجام و بدون نیاز به دخالت شخص خود را به دیگران محول کنید. از استعداد و مهارت‌های خود نهایت استفاده را ببرید. به عنوان مثال، در حال ویرایش کردن مقالات، شخص دیگری را به کپی گرفتن از مقالات مشغول کنید.
- در صورت داشتن مشکل حین تخصیص دادن کارها به دیگران از سیستم‌هایی خاص جهت انجام این کار استفاده کنید. به عنوان مثال، از CC در ایمیل‌های خود استفاده کنید. برای بررسی کردن کارهای اختصاص داده شده به دیگران جلسات حضوری هفتگی تنظیم کنید.
در مواقع غیرضروری بله نگویید
به چالش‌کشیدن خود و قبول کردن انجام کارهای سخت اقدامی عالی برای افزایش مهارت‌های شماست. با این حال در شرایطی که قادر به انجام کارها نبوده به راحتی بله نگویید. در زمان‌های مورد نیاز توانایی گفتن نه را داشته باشید.
- در صورت عدم علاقه به انجام دادن فعالیتی خاص نه گفتن را یاد بگیرید. داشتن علاقه و اشتیاق نسبت به وظایف خود احتمال انجام آنها در زمان تعیین‌شده را افزایش می‌دهد.
- تنظیم حد و مرزهای کاری برای دیگران نیز موثر است. با اینکار رفتار صحیح را به این اشخاص نشان خواهید داد. در این صورت این افراد در هر زمانی از شما برای انجام کارهای خود استفاده نخواهند کرد.
- در صورت عدم تنظیم درست حد و مرزها، دیگران تمامی کارها را به سمت شما سرازیر خواهند کرد. به همین دلیل مدیریت زمان در این شرایط بسیار سخت خواهد شد.
زمان را پیگیری کنید
از دست دادن کنترل یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان
یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان از دست دادن کنترل زمان میباشد. زمان شما ارزشمند است. با دانستن نحوه استفاده از زمان خود، مدیریت بهتری نسبت به آن خواهید داشت. با کسب آگاهی از میزان زمان تلف‌شده در طول روز اقداماتی در جهت از بین بردن کارهای اضافی و تلف‌کننده زمان انجام خواهید داد. با این کار زمان اضافی برای انجام کارها به دست خواهید آورد.
- ساعتی با اندازه بزرگ در معرض دید خود قرار دهید. البته در صورت ایجاد ترس و نگرانی، از انجام این کار صرف نظر کنید. نشانه‌های تصویری بسیار تاثیرگذار هستند. کدام یک از مدل‌های دیجیتالی و یا آنالوگ ساعت‌ها شما را به حرکت واخواهد داشت؟
- از کامپیوتر و گوشی تلفن همراه برای ثبت زمان شروع و اتمام فعالیتها استفاده کنید.
- مقدار ساعات و دقایق صرف‌شده برای انجام فعالیتها را یادداشت کنید. این کار به تنهایی قدرت تمرکز و مدیریت زمان شما را افزایش می‌دهد. با انجام این کار برنامه زمانی مشخصی خواهید داشت.
میزان زمان مورد نیاز برای انجام کارها را کشف کنید
بسیاری از افراد تنها به دلیل نداستن زمان مورد نیاز برای انجام کارها شکست می‌خورند. کنترل کردن زمان راهی عالی برای یادگیری میزان زمان مورد نیاز کارهاست. به پروژه‌های قدیمی خود بازگردید. آیا به اندازه کافی برای انجام این پروژه‌ها زمان گذاشته‌اید؟ میزان زمان مناسب برای انجام کارها را با توجه به زمان قبلی اختصاص داده شده توسط خودتان تخمین بزنید.
- افراد شکست‌خورده معمولا میزان زمان مورد نیاز برای انجام کارها را دست‌کم می‌گیرند.
- همواره برای استراحت‌کردن زمانی در نظر بگیرید. استراحت کلید تازگی و اثربخشی میباشد.
- لجظاتی را نیز برای مسافرت‌کردن به خود اختصاص دهید.
- زمانی را برای اتفاقات ناگهانی و غیرقابل پیش‌بینی کنار بگذارید. در صورت عدم تحویل به موقع وسایل توسط راننده چه اتفاقاتی خواهد افتاد؟ در صورت مریض بودن یکی از اعضای تیم چه باید کرد؟
چندوظیفه‌گی یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان
چندوظیفه‌گی روشی جوابگو برای رسیدن به اهداف و اتمام سریعتر کارها نمی‌باشد. متاسفانه، انسان‌ها تنها برای انجام دادن یک کار در لحظه ساخته شده‌اند. با داشتن چند وظیفه همزمان زمانی را ذخیره نخواهید کرد.
- چندوظیفه‌گی منجر به کاهش تمرکز و عملکردی ضعیف در تمامی زمینه‌ها میشود.
- ایمیل خود را در صفحه باز نگذارید. موبایل خود را نیز در دسترس قرار ندهید. اعلانات و هشدارهای این دو ابزار تمرکز شما را به هم خواهد ریخت. تنها بر روی کار پیش روی خود تمرکز کنید. زمانی جداگانه نیز برای پاسخ‌دادن به ایمیل‌ها، پیامک‌ها و .. در نظر بگیرید. سیستمی برای دسترسی ضروری در مواقع حساس ایجاد کنید.
- در صورت دشواری رها شدن از چندوظیفه‌گی، این عبارت را تکرار کنید: ”در حال حاضر من بر روی … تمرکز دارم.“
هدفمند بمانید
اهداف خود را تنظیم کنید
بسیاری از افراد اهدافی در زندگی خود دارند. این افراد در طول مسیر کنترل مسیر رسیدن به اهداف خود را از دست میدهند. این یکی از بزرگترین اشتباهات در مدیریت زمان به حساب میاید.داشتن اهداف قدرتمند شخصی برای مدیریت صحیح زمان الزامی است. اهداف به شما مسیری برای حرکت میدهند. با این کار کنترل تصویر آینده زندگی خود را به دست خواهید آورد. در صورت پیدا کردن موردی متغایر با مسیر هدف خود، این مورد یک نوع حواس‌پرتی میباشد.
- اهداف ساعتی،روزانه،هفتگی، ماهیانه و سالانه برای خود داشته باشید.
- از نشانه‌های تصویری استفاده کنید. مکانی را به چسباندن اهداف خود و مشاهده مداوم آنها در نظر بگیرید. این اقدام به شما در جهت کنترل بر روی اهدافتان کمک خواهد کرد.
- اهداف بلندمدت خود را نیز بنویسید. این اهداف پیش‌بینی شما از ۵ تا ۱۰ سال آینده زندگی خود میباشد. این اهداف را هر از گاهی چک کنید. آیا فعالیت‌هایتان شما را به سمت اهداف بلندمدت هدایت میکند؟
داشتن دید نسبت به تصویر بزرگ زندگی خود را فراموش نکنید
تصویر بزرگ زندگی فعالیتها و اهداف بزرگتر زندگی شما هستند. این اهداف به شما به ماندن در جهت مسیر کمک می‌کنند. همچنین باعث عدم خستگی و درگیری زیاد با جزئیات و حواس‌پرتی‌ها خواهند شد.
- ایده‌آل‌گرایی برخی اوقات مهم و برخی اوقات بی‌اهمیت میباشد. برای فهمیدن این موضوع به تصویر بزرگ زندگی خود دقت کنید. با دیدن تصویر بزرگ از میزان کیفیت مناسب برای انجام کارها مطلع خواهید شد.
- در صورت از دست دادن تمرکز بر روی تصویر بزرگ زندگی خود از دیگران کمک بگیرید.
غرق‌شدن در حواس‌پرتی‌ها یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان
از شلوغ‌کردن فضای اطراف میز کار خود بپرهیزید. صفحه دسکتاپ لپتاپ خود را پاکسازی کنید. تمامی کارهای مورد نیاز جهت افزایش تمرکز و ساختن محیط کاری هارمونیک را انجام دهید. این به معنای خاموش کردن اعلانات گوشی تلفن همراه و ایمیل‌ها در زمان‌های کاری میباشد.
- ایمیل‌های شخصی و شبکه‌های اجتماعی را حین کار چک نکنید.
- زباله‌های محیط اطراف خود را فورا دور بیاندازید. پروژه‌ها و مدارک ناکارآمد و قدیمی را از جلوی دید خود محو کنید.
- موسیقی و صداهای پیش‌زمینه دیگر را برای داشتن تمرکز بیشتر خاموش کنید.
۴ تکنیک کلیدی مدیریت زمان
حال که با عوامل اصلی عدم موفقیت در دنبال کردن تکنیک های مدیریت زمان خود آشنا شدید، وقت آن رسیده که با خود این تکنیک ها نیز آشنا شوید. مدیریت زمان یا همان Time Management یکی از بزرگترین مبحث‌های علم روانشناسی بوده که هر ساله صدها کتاب درباره آن به چاپ میرسد. از معروف ترین این کتاب‌ها می‌توان به قورباغه ات را قورت بده از برایان تریسی، کتاب کارها را به اتمام رساندن از دیوید آلن و کتاب تکنیک پومودورو از فرانچسکو چیریلو اشاره کرد.
با توجه به سلایق شخصی میتوانید هر کدام از تکنیک‌های گفته شده در این کتاب‌ها را اجرا کنید. شاید برخی تکنیک‌ها برای فردی مناسب بوده و در عین حال به مذاق شخص دیگر خوش نیاید. مدیریت زمان یک نوع مهارت است و مقوله ای نیست که بتوان آن را با یک یا دو تکنیک خلاصه کرد. برای افزایش این مهارت مانند ورزش بدنسازی نیازمند تمرین و تکرار مداوم هستید تا این مهارت در شما تبدیل به عادت شود.
مدیریت زمان با تکنیک Pomodoro
این تکنیک توسط فرانچسکو چیریلو اختراع شده است. به طور خلاصه ماهیت تکنیک پومودورو این است که به ازای هر ۲۵ دقیقه فعالیت مفید، باید مدت زمان ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کنید. این مدت زمان برابر با زمان درست کردن سس گوجه فرنگی پومودورو است! هر کدام از این بازه‌های ۲۵ دقیقه ای یک پومودورو میباشد. به ازای هر ۴ پومودورو استراحتی معادل ۱۵ تا ۲۰ دقیقه نیاز است. این تکنیک به منظور بهره وری بیشتر طراحی شده است.
مدیریت زمان با تکنیک ۸۰/۲۰ (اصل پارتو)
این تکنیک به زبان ساده به این معناست که تنها ۲۰ درصد فعالیت‌هایی که در روز میکنید به میزان ۸۰ درصد در زندگی شما تاثیر خواهند داشت. این بدین معناست که اگر شروع به اولویت بندی زندگی خود کنید میتوانید ۲۰ درصد کارهایی که بیشترین تاثیر در زندگیتان داشته را پیدا کرده و آنرا در برنامه زمانی خود جای دهید.
تکنیک مدیریت زمان برایان تریسی
این تکنیک مدیریت زمان با اشاره به این دارد که کارهای خود را اولویت کرده و مهم ترین و سنگین ترین آنها را که به آن زشت‌ترین قورباغه می‌گویند در ابتدا انجام داده سپس سراغ انجام دادن سایر فعالیتها بروید.
تکنیک مدیریت زمان با مربع آیزنهاور
این تکنیک مدیریت زمان در تقسیم بندی وظایف و اولویت بندی آنها به شما کمک ویژه ای خواهد کرد. برای اجرای این تکنیک لیست کاملی از تمامی کارهای عملی و وظایفی که دارید تهیه کنید، سپس آنها را به چهار دسته مهم و اضطراری، مهم اما غیراضطراری، اضطراری اما نه مهم و نه اضطراری و نه مهم تقسیم کنید. حال با توجه به راهنمای زیر اقدام به تقسیم این کارها در طی مدت زمان روزانه خود کنید.
- دسته مهم و اضطراری: این کارها بیشترین اثر و بازدهی را بر روی کیفیت زندگی شما خواهند داشت. این کارها اقداماتی است که باید فورا انجام شوند. باید تمرکز بیشتری را روی انجام دادن این دسته فعالیتها در طول روز خود داشته باشید.
- دسته مهم اما غیر اضطراری: این دسته کارها مهم هستند اما انجام دادن آنها فوریت نداشته و میتوانید آنها را حداقل تا مدتی به عقب بیاندازید.
- دسته اضطراری اما نه مهم: این دسته کارها شامل فعالیت‌هایی است که باید انجام شوند اما انجام شدن آنها اهمیت خاصی ندارد. اکثر افراد بسیاری از فعالیت‌هایی که در طول روز انجام میدهند مربوط به این دسته است.
- دسته نه اضطراری و نه مهم: این دسته از فعالیتها، کارهایی هستند که کوچکترین تاثیر مثبتی بر بهره وری و افزایش کیفیت زندگی شما ندارند و باید حتی الامکان از انجام آنها خودداری کنید.
تمرین ارزش گذاری قیمتی زمان
اگر در زندگی خود هدف ندارید و همزمان گرفتار اهمال کاری نیز میباشید، یکی از تمرین‌هایی که به سرعت باعث افزایش بهره وری و مدیریت زمان بهتر در شما میشود تمرین ارزش گذاری قیمتی زمان است. این تکنیک به وسیله مربی معروف حوزه کسب و کار دن لاک (Dan Lok) ابداع شده است.
برای انجام این تمرین نیاز به یک قلم و کاغذ دارید. شروع به نوشتن میزان درآمدی که در حال حاضر دارید کنید. ماهیانه چه مقدار درآمد دارید؟ به فرض مثال ممکن است شخصی ماهیانه ۵ میلیون تومان درآمد داشته باشد. حال این عدد را تقسیم بر تعداد ساعت های کاری خود در طی آن ماه نمایید. اگر شخصی باشید که ۲۵ روز در ماه و روزانه ۸ ساعت کار میکند با یک محاسبه ساده متوجه میشوید که ۲۰۰ ساعت در ماه کار میکنید. حال درآمد ۵ میلیونی خود را بر تعداد ساعات کاری (که در اینجا ۲۰۰ میباشد) تقسیم کنید.
متوجه میشوید که در حال حاضر ارزش هر ساعت کار شما ۲۵ هزار تومان است. حال تمامی زندگی خود را با این هزینه تصور کنید. فرض کنید هر ساعتی که اهمال گری میکنید ۲۵ هزار تومان از حساب بانکی شما خارج میشود. اگر اینطور باشد، چه کارهایی را نمیکنید؟ آیا همچنان ساعت‌ها مشغول فیلم دیدن و بازی کردن میشوید؟ چه کارهایی را میتوانید جایگزین کارهای بیهوده کنید؟
هدف های زندگی خود را قابل لمس کنید
تمرین بالا را میتوانید علاوه بر ارزش گذاری و مدیریت زمان برای هدف گذاری نیز استفاده کنید. برای اینکار شروع به نوشتن میزان درآمد ایده آل خود کنید. اگر درآمد ۱۰ میلیون تومانی در ماه میخواهید این عدد را به تعداد ساعت‌هایی که دوست دارید کار کنید تقسیم کنید. عدد به دست آمده میزان ارزش زمانی است که هر ساعت از زندگی شما باید داشته باشد تا به هدف خود برسید. برای مثال اگر پس از انجام این تمرین به عدد ۱۰۰ هزارتومان در ساعت رسیدید، یعنی باید کاری کنید که هر ساعت کار کردنتان ارزشی معادل ۱۰۰ هزار تومان داشته باشد.
برای اینکار چه اقداماتی انجام خواهید داد؟ چه اقداماتی را کنار خواهید گذاشت؟ هدف هایتان را باید طوری انتخاب کنید که به راحتی قابل لمس و اندازه گیری باشند. به عنوان مثال گفتن اینکه من میخواهم ۱۰ میلیون تومان در ماه درآمد داشته باشم به اندازه کافی قابل لمس نیست. اما وقتی بگویید میخواهم ساعتی ۳۰ هزار تومان درآمد داشته باشم حال میتوانید به راحتی و در هر لحظه از عملکرد خود مطلع شوید.
لیستی از کارهایی که ارزش زمانی شما را افزایش میدهند تهیه کنید
حال که کاملا با ارزش زمان خود و اهمیت مدیریت زمان در زندگی خود آشنا شدید میتوانید برای رشد هر چه سریعتر در زندگی خود اقدام به نوشتن تمامی کارهایی کنید که در کوتاه مدت و درازمدت اثر بسیار مثبتی در رسیدن به هدفتان دارند و کاملا با ارزش زمانی که گذاشته اید همخوانی دارند. لیست فروشنده ای که در بالا به آن اشاره کردیم ممکن است به شکل زیر باشد:
- سرمایه گذاری در آموزش: شرکت در کلاسهای آموزشی تکنیک های بازاریابی و فروش، خواندن کتاب و مقالات مرتیط با فروشندگی
- تحقیق بازار هدف: برای آنکه به این سطح از فروش برسم چه مشتریانی را باید جذب کنم؟ آیا محصولات من میتوانند باعث ایجاد این سطح فروش شوند؟
- تغییر دکوراسیون و چیدمان: محیط مغازه خود را چگونه تزیین کنم که به فروشی که میخواهم برسم؟
لیست بالا تنها برخی مواردی بودند که پس از انجام تمرین ارزش زمان به ذهنتان خطور خواهد کرد. وقتی هدف خود را ملموس و قابل باور میکنید، ناخودآگاه انگیزه بسیار بالایی در جهت رسیدن به آن پیدا میکنید و همینطور مدیریت زمان را جدی تر میگیرید، زیرا به اهمیت بالای آن در زندگی خود پی برده اید. موارد گفته شده در بالا مهم ترین و کلیدی ترین نکات در افزایش بهره وری شخصی می‌باشند. تمامی تکنیک‌ها و روش‌های موجود برای افزایش مهارت مدیریت زمان را نمی‌توان در قالب یک مقاله گنجاند اما سعی کردیم تا جای ممکن مهم ترین آنها را برای شما شرح دهیم.
چگونه با مدیریت زمان دقیق به هدف های خود برسیم؟
حال که هدفتان را در زندگی انتخاب کردید، باید آنرا متناسب با شغل و فعالیتی که میکنید تطبیق دهید. به عنوان مثال فرض میکنیم شغل شما فروشندگی است. پس از انجام تمرین بالا به این نتیجه رسیدید که میخواهید در ماه مقدار ۱۲ میلیون تومان درآمد داشته باشید. با تقسیم کردن تعداد ساعات کاری به این نتیجه رسیدید که هر ساعت کار شما باید معادل ۱۰۰ هزار تومان ارزش داشته باشد. حال به راحتی متوجه خواهید شد که با فروش چه محصولاتی میتوانید سریعتر و راحت تر به هدف خود برسید.
وقتی هدفتان مشخص است مدیریت زمان برایتان راحت تر میشود و ایده‌های طلایی برای رسیدن به هدف به ذهنتان خطور میکند. به عنوان مثال فروشنده با انجام اینکار ایده‌های جدیدی به ذهنش میرسد. یکی از این ایده‌ها ممکن است این باشد که با افزایش تبلیغات و تمرکز بر روی یک محصول خاص بازار را به دست گرفته و فروشش را افزایش دهد. اگر دقت کنید متوجه میشوید ایده‌های این چنینی قبل از مدیریت زمان و هدف گذاری دقیق به ذهن شخص خطور نمیکردند.
چطور میتوانم زمان استفاده از گوشی را کنترل کنم؟
امروزه، وسایل ارتباطی و شبکه‌های اجتماعی از بزرگترین عواملی هستند که وقت ما را به شدت تحت‌تأثیر قرار میدهند. گوشی‌های هوشمند میتوانند به یک مانع جدی برای بهرهوری زمان شما تبدیل شوند. دسترسی آسان به این دستگاه‌ها موجب میشود که ساعت‌ها را صرف آنها کنیم. با غیر فعال کردن نوتیفیکیشن‌های گوشی، میتوانید تا حدی این معضل را مدیریت کنید.
در حال حاضر، اپلیکیشن‌های متنوعی برای کمک به مدیریت زمان مصرف تلفن همراه در دسترس هستند. این نرم‌افزارها مدت زمان استفاده شما از گوشی را به نمایش می‌گذارند. همچنین میتوانید با استفاده از این برنامه‌ها، دسترسی به اپلیکیشن‌های مختلف را محدود کنید تا کمتر به آنها مراجعه کنید. همچنین میتوانید با یادگیری روش‌های کسب درآمد از طریق گوشی، از زمانی که با آن می‌گذرانید بهتر استفاده کنید.
چگونه زمان مطالعه و درس خواندن را مدیریت کنم؟
- پیوستن به گروه‌های مطالعاتی
- قرار دادن مطالعه در اولویت
- تعیین زمان مشخص برای یادگیری
- ایجاد فضایی مناسب برای مطالعه
بهترین کتاب‌ها برای مدیریت زمان کدامند؟
در پاسخ به این پرسش که چگونه می‌توان زمان را به طور مؤثر مدیریت کرد، به شما پیشنهاد میشود که حتماً کتاب‌های معتبر این حوزه را مطالعه کنید. در این زمینه کتاب‌های زیادی منتشر شده‌اند، اما ما در این بخش به چند کتاب برتر که به سؤالات شما در مدیریت زمان پاسخ میدهند، اشاره میکنیم. به خاطر داشته باشید که این کتاب‌ها تنها نمونه‌هایی از بهترین‌ها هستند و برای انتخاب کتاب مناسب، باید به سلیقه و نیازهای خود توجه کنید.
- مدیریت زمان نوشته برایان تریسی
- کار عمیق اثر کال نیوپورت در زمینه افزایش تمرکز
- عادت به اکنون از نیل فیوری
- مدیریت توجه اثر نیر ایال
- برنامهریزی به روش بولت ژورنال از رایدر کارول
نتیجه گیری
اینکه مدیریت صحیح زمان می‌تواند تغییرات قابل توجهی در زندگی کوتاه‌مدت و بلندمدت شما ایجاد کند، شاید واضح به نظر بیاید. اما بسیاری از افراد هنوز از تکنیک‌ها و مهارت‌های لازم برای بهینه‌سازی زمان خود بی‌خبر هستند و این موضوع باعث میشود که در انجام وظایف روزمره‌اشان به درستی عمل نکنند. در این مطلب، به برخی از مهم‌ترین مزایای مدیریت زمان، تکنیک‌ها و مهارت‌های ضروری اشاره کردیم. همچنین نکات کلیدی را برای بهبود برنامه‌ریزی‌های شما جمع‌آوری کرده‌ایم. مقاله “اشتباهات رایج در مدیریت زمان”، ترجمه امیر شیرین زاده، روانشناس و رواندرمانگر بالینی می باشد. این مقاله توسط پاول شرنیاک ، مشاور حرفه‌ای نگارش شده است. اصل مقاله را به زبان انگلیسی می توانید در لینک زیر مشاهده کنید:
[wp-faq-schema title=”پرسش های رایج درباره مدیریت زمان” accordion=1]
