اشتباهات رایج در مدیریت زمان
اشتباهات رایج در مدیریت زمان باعث ایجاد وقفه در رسیدن به اهداف زندگی می‌شوند. مدیریت زمان کلید بهره‌وری و اثربخشی می‌باشد. در صورت تکرار اشتباهات مشابه در زمینه مدیریت زمان باید قدم‌هایی در جهت تغییر شرایط بردارید. خوشبختانه این کار به وسیله مقداری تمرکز و به همراه تلاش زیاد میسر است.
روش اول : برای ماندن در مسیر اهداف اولویت‌بندی کنید
1- قبل از اقدام به انجام کار، لیستی از وظایف روزمره تهیه کنید
از نظر بعضی افراد اقدام به تهیه کردن لیست قبل از شروع کارها از سرعت رسیدن به اهداف خواهد کاست. در واقع داشتن لیست‌ها راه‌حلی کلیدی برای افراد دارای مشغله فراوان می‌باشد. از لیستی مشخص برای اطلاع یافتن از میزان اهمیت و اولویت هر یک از کارها استفاده کنید. بعضی افراد از سیستم A تا F برای اولویت‌بندی استفاده می‌کنند.(A برای اهداف با بالاترین اولویت و F برای کم‌اهمیت‌ترین فعالیت‌ها) در نهایت سیستم متناسب با شخصیت خود را انتخاب کنید.
- در سیستم انتخابی خود مدت زمان مورد نیاز برای انجام کارها را یادداشت کنید. به عنوان مثال، راهی برای ایجاد تمایز بین فعالیت‌های یک ماهه و فعالیت‌های ساعتی باید وجود داشته باشد. اهداف طولانی مدت و بزرگ خود را به مراحل کوچک عملی تبدیل کنید. برای روزها و هفته‌های آینده خود لیست بنویسید.
2- ابتدا اقدام به انجام فعالیت‌های با اولویت بالاتر نمایید
با انجام دادن کارهای آسان و یا کارهای مورد علاقه خود در ابتدا از مسیر خارج نشوید. بین دو مقوله اهمیت و ضرورت تفاوت‌هایی وجود دارد. افراد دارای مهارت بالای مدیریت زمان از تفاوت بین این دو مقوله به خوبی آگاهی دارند. این افراد با توجه به این تفاوت‌ها اقدام به برنامه‌ریزی می‌کنند. هنگام انجام دادن کارها بر اساس ضرورت انجام، کنترل زمان خود را به دست احتیاجات سایر افراد خواهید سپرد. اهمیت انجام کارها را با توجه به اهداف شخصی خودتان تعیین کنید.
- بی‌دقتی و بیخیالی دیگران به کارهای شما ضرورت نخواهد بخشید. این اشخاص نیاز به افزایش مسئولیت پذیری در زندگی خود دارند.
- ضرورت برخی اوقات به عنوان بهانه‌ای برای کنارگذاشتن کارهای مهم و صدالبته سخت به کار می‌رود.
- در صورت مشاهده خود در حال اولویت دادن به کارهای غیرمهم، از خود بپرسید: آیا این فعالیت در جهت رسیدن به اهداف به من کمک می‌کند؟
3- سخت گرفتن بر خود یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان
خود را با تلاش برای انجام دادن تمامی کارها به تنهایی خسته نکنید. بخش‌هایی از کار را به افراد قابل اعتماد محول کنید. با سپردن بیشتر کارها به سایر افراد، به همان میزان زمان بیشتری خواهید داشت.
- کارهای آسان قابل انجام و بدون نیاز به دخالت شخص خود را به دیگران محول کنید. از استعداد و مهارت‌های خود نهایت استفاده را ببرید. به عنوان مثال، در حال ویرایش کردن مقالات، شخص دیگری را به کپی گرفتن از مقالات مشغول کنید.
- در صورت داشتن مشکل حین تخصیص دادن کارها به دیگران، از سیستم‌هایی خاص جهت انجام این کار استفاده کنید. به عنوان مثال، از CC در ایمیل‌های خود استفاده کنید. برای بررسی کردن کارهای اختصاص داده شده به دیگران جلسات حضوری هفتگی تنظیم کنید.
4- در مواقع غیرضروری بله نگویید
به چالش‌کشیدن خود و قبول کردن انجام کارهای سخت اقدامی عالی برای افزایش مهارت‌های شماست. با این حال در شرایطی که قادر به انجام کارها نبوده به راحتی بله نگویید. در زمان‌های مورد نیاز توانایی گفتن نه را داشته باشید.
- در صورت عدم علاقه به انجام دادن فعالیتی خاص نه گفتن را یاد بگیرید. داشتن علاقه و اشتیاق نسبت به وظایف خود احتمال انجام آن‌ها در زمان تعیین‌شده را افزایش می‌دهد.
- تنظیم حد و مرزهای کاری برای دیگران نیز موثر است. با این‌کار رفتار صحیح را به این اشخاص نشان خواهید داد. در این صورت این افراد در هر زمانی از شما برای انجام کارهای خود استفاده نخواهند کرد.
- در صورت عدم تنظیم درست حد و مرزها، دیگران تمامی کارها را به سمت شما سرازیر خواهند کرد. به همین دلیل مدیریت زمان در این شرایط بسیار سخت خواهد شد.
روش دوم : زمان را پیگیری کنید
1- از دست دادن کنترل یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان
یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان از دست دادن کنترل زمان می‌باشد. زمان شما ارزشمند است. با دانستن نحوه استفاده از زمان خود، مدیریت بهتری نسبت به آن خواهید داشت. با کسب آگاهی از میزان زمان تلف‌شده در طول روز اقداماتی در جهت از بین بردن کارهای اضافی و تلف‌کننده زمان انجام خواهید داد. با این کار زمان اضافی برای انجام کارها به دست خواهید آورد.
- ساعتی با اندازه بزرگ در معرض دید خود قرار دهید. البته در صورت ایجاد ترس و نگرانی، از انجام این کار صرف نظر کنید. نشانه‌های تصویری بسیار تاثیرگذار هستند. کدام یک از مدل‌های دیجیتالی و یا آنالوگ ساعت‌ها شما را به حرکت واخواهد داشت؟
- از کامپیوتر و گوشی تلفن همراه برای ثبت زمان شروع و اتمام فعالیت‌ها استفاده کنید.
- مقدار ساعات و دقایق صرف‌شده برای انجام فعالیت‌ها را یادداشت کنید. این کار به تنهایی قدرت تمرکز و مدیریت زمان شما را افزایش می‌دهد. با انجام این کار برنامه زمانی مشخصی خواهید داشت.
2- میزان زمان مورد نیاز برای انجام کارها را کشف کنید
بسیاری از افراد تنها به دلیل نداستن زمان مورد نیاز برای انجام کارها شکست می‌خورند. کنترل کردن زمان راهی عالی برای یادگیری میزان زمان مورد نیاز کارهاست. به پروژه‌های قدیمی خود بازگردید. آیا به اندازه کافی برای انجام این پروژه‌ها زمان گذاشته‌اید؟ میزان زمان مناسب برای انجام کارها را با توجه به زمان قبلی اختصاص داده شده توسط خودتان تخمین بزنید.
- افراد شکست‌خورده معمولا میزان زمان مورد نیاز برای انجام کارها را دست‌کم می‌گیرند.
- همواره برای استراحت‌کردن زمانی در نظر بگیرید. استراحت کلید تازگی و اثربخشی می‌باشد.
- لجظاتی را نیز برای مسافرت‌کردن به خود اختصاص دهید.
- زمانی را برای اتفاقات ناگهانی و غیرقابل پیش‌بینی کنار بگذارید. در صورت عدم تحویل به موقع وسایل توسط راننده چه اتفاقاتی خواهد افتاد؟ در صورت مریض بودن یکی از اعضای تیم چه باید کرد؟
3- چندوظیفه‌گی یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان
چندوظیفه‌گی روشی جوابگو برای رسیدن به اهداف و اتمام سریع‌تر کارها نمی‌باشد. متاسفانه، انسان‌ها تنها برای انجام دادن یک کار در لحظه ساخته شده‌اند. با داشتن چند وظیفه همزمان زمانی را ذخیره نخواهید کرد.
- چندوظیفه‌گی منجر به کاهش تمرکز و عملکردی ضعیف در تمامی زمینه‌ها می‌شود.
- ایمیل خود را در صفحه باز نگذارید. موبایل خود را نیز در دسترس قرار ندهید. اعلانات و هشدارهای این دو ابزار تمرکز شما را به هم خواهد ریخت. تنها بر روی کار پیش روی خود تمرکز کنید. زمانی جداگانه نیز برای پاسخ‌دادن به ایمیل‌ها، پیامک‌ها و .. در نظر بگیرید. سیستمی برای دسترسی ضروری در مواقع حساس ایجاد کنید.
- در صورت دشواری رها شدن از چندوظیفه‌گی، این عبارت را تکرار کنید: ”در حال حاضر من بر روی … تمرکز دارم.“
روش سوم : هدفمند بمانید
1- اهداف خود را تنظیم کنید
بسیاری از افراد اهدافی در زندگی خود دارند. این افراد در طول مسیر کنترل مسیر رسیدن به اهداف خود را از دست می‌دهند. این یکی از بزرگترین اشتباهات در مدیریت زمان به حساب میاید.داشتن اهداف قدرتمند شخصی برای مدیریت صحیح زمان الزامی است. اهداف به شما مسیری برای حرکت می‌دهند. با این کار کنترل تصویر آینده زندگی خود را به دست خواهید آورد. در صورت پیدا کردن موردی متغایر با مسیر هدف خود، این مورد یک نوع حواس‌پرتی می‌باشد.
- اهداف ساعتی،روزانه،هفتگی، ماهیانه و سالانه برای خود داشته باشید.
- از نشانه‌های تصویری استفاده کنید. مکانی را به چسباندن اهداف خود و مشاهده مداوم آن‌ها در نظر بگیرید. این اقدام به شما در جهت کنترل بر روی اهدافتان کمک خواهد کرد.
- اهداف بلندمدت خود را نیز بنویسید. این اهداف پیش‌بینی شما از 5 تا 10 سال آینده زندگی خود می‌باشد. این اهداف را هر از گاهی چک کنید. آیا فعالیت‌هایتان شما را به سمت اهداف بلندمدت هدایت می‌کند؟
2- داشتن دید نسبت به تصویر بزرگ زندگی خود را فراموش نکنید
تصویر بزرگ زندگی فعالیت‌ها و اهداف بزرگتر زندگی شما هستند. این اهداف به شما به ماندن در جهت مسیر کمک می‌کنند. همچنین باعث عدم خستگی و درگیری زیاد با جزئیات و حواس‌پرتی‌ها خواهند شد.
- ایده‌آل‌گرایی برخی اوقات مهم و برخی اوقات بی‌اهمیت می‌باشد. برای فهمیدن این موضوع به تصویر بزرگ زندگی خود دقت کنید. با دیدن تصویر بزرگ از میزان کیفیت مناسب برای انجام کارها مطلع خواهید شد.
- در صورت از دست دادن تمرکز بر روی تصویر بزرگ زندگی خود از دیگران کمک بگیرید.
3- غرق‌شدن در حواس‌پرتی‌ها یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان
از شلوغ‌کردن فضای اطراف میز کار خود بپرهیزید. صفحه دسکتاپ لپتاپ خود را پاکسازی کنید. تمامی کارهای مورد نیاز جهت افزایش تمرکز و ساختن محیط کاری هارمونیک را انجام دهید. این به معنای خاموش کردن اعلانات گوشی تلفن همراه و ایمیل‌ها در زمان‌های کاری می‌باشد.
- ایمیل‌های شخصی و شبکه‌های اجتماعی را حین کار چک نکنید.
- زباله‌های محیط اطراف خود را فورا دور بیاندازید. پروژه‌ها و مدارک ناکارآمد و قدیمی را از جلوی دید خود محو کنید.
- موسیقی و صداهای پیش‌زمینه دیگر را برای داشتن تمرکز بیشتر خاموش کنید.
مقاله “اشتباهات رایج در مدیریت زمان”، ترجمه امیر شیرین زاده، روانشناس و رواندرمانگر بالینی می باشد. این مقاله توسط پاول شرنیاک ، مشاور حرفه‌ای نگارش شده است. اصل مقاله را به زبان انگلیسی می توانید در لینک زیر مشاهده کنید:
https://www.wikihow.com/Avoid-Common-Time-Management-Mistakes
دیدگاهتان را بنویسید